Værktøjet Mødeplanlægger kan benyttes til at finde tidspunkter, hvor en gruppe medarbejdere kan mødes. Initiativtageren til mødet opretter en række mulige mødetidspunkter, og deltagerne markerer derefter de tidsrum, hvor de har mulighed for at deltage. Når alle har svaret, kan initiativtageren vælge det bedste tidspunkt og oprette mødet i aktivitetskalenderen.

Mødeplanlæggeren er at finde under Værktøj > Mødeplanlægger.

Læs mere om

 

Oprettelse af mødeforespørgsel


 


Når en medarbejder skal indkalde til et møde, gælder det om at finde et mødetidspunkt, hvor alle involverede har mulighed for at deltage. Her kan PersonaleIntras mødeplanlægger være til hjælp.

Initiativtageren opretter mødet ved at gå til Værktøj > Mødeplanlægger og klikke på Opret-ikonet. Derefter sker oprettelsen ved hjælp af en guide med tre trin:

a) Trin 1

Først indtastes mødets titel og evt. en nærmere beskrivelse. Mødets varighed angives, og deltagerne udpeges. Der kan udpeges enkeltpersoner eller team. Endelig fastlægges den frist, som deltagerne har til at svar på, hvornår de kan deltage.

b) Trin 2

På næste side kan man oprette et antal mulige mødetidspunkter. Der er ikke nogen begrænsning på, hvor mange tidspunkter, der kan oprettes. For hvert forslag til mødetidspunkt vælges en dato og et starttidspunkt. Varigheden er præudfyldt med værdien fra trin 1, men kan være forskellig for de valgte mødetidspunkter. Når man har oprettet de ønskede forslag til mødetidspunkter, klikker man på knappen Næste.

c) Trin 3

Systemet danner nu er forslag til en besked med de indtastede oplysninger, som man kan sende til deltagerne med opfordring til at svare på forespørgslen inden fristens udløb. Teksten i beskeden kan ændres manuelt, hvis det ønskes. Der er mulighed for at afslutte uden at sende beskeden, fx hvis man redigerer i en allerede oprettet mødeplanlægning. Uanset om beskeden sendes eller ej, gemmes de øvrige indtastede oplysninger, når man afslutter.

 

Besvar en mødeforespørgsel


 


Når deltagerne åbner den tilsendte besked, kan de besvare mødeforespørgslen ved at klikke på et link i beskeden. Alternativet er at gå til Værktøj > Mødeplanlægger og klikke på dette ikon:

Deltagerne besvarer forespørgslen ved at markere de tidspunkter, hvor de kan deltage. Det letter planlægningen, hvis deltagerne sætter flere flueben:

Hvis man er forhindret i at deltage på alle de foreslåede tidspunkter, bør man markere feltet Kan ikke på ovenstående tidspunkter for at signalere, at man har set forespørgslen.

Administrator og den bruger, som har oprettet mødeforespørgslen, kan svare på vegne af andre brugere. Andre deltagere kan kun svare for sig selv.

Så længe tilmeldingsfristen ikke er slut, kan deltagerne gå ind i mødeplanlæggerne og tilføje eller fjerne flueben.

 

Afslut mødeforespørgsel


 


Når svarfristen er udløbet, eller når tilstrækkeligt mange har svaret, kan initiativtageren til mødet afslutte forespørgslen ved at vælge det tidspunkt, som passer deltagerne bedst.

Det gøres under Værktøj > Mødeplanlægger ved at klikke på ikonet . Så kommer man frem til et skema som dette:

Her kan man se de enkelte deltageres svar samt en optælling af, hvor mange der kan deltage på hver af de foreslåede tidspunkter. Initiativtageren vælger det bedste tidspunkt ved at klikke på radioknappen ud for tidspunktet.

Desuden er der mulighed for at få systemet til automatisk at oprette mødet i aktivitetkalenderen og at sende en besked med en bekræftelse til deltagerne.

Hvis mødet lægges ind i aktivitetskalenderen, vil deltagerne automatisk få en advisering i påmindelsesdialogen på mødedagen.

Deltagerne kan se resultatet af mødeforespørgslen ved at klikke på titlen i mødeplanlæggeren.