En nyhed i PersonaleIntras nyhedsarkiv er opbygget som en forsidehistorie i en avis med billede, overskrift, brødtekst, billedtekst og initialerne på den person, som har skrevet historien. Nyhedsarkivet kan benyttes til at fastholde højdepunkterne i livet på skolen. Arkivet kan håndtere op til 1000 nyheder. Man kan bladre i nyhederne, som man bladrer i et album.

Man kan indstille PersonaleIntra til altid at vise det nyeste billede fra nyhedsarkivet på intranettets forside. Hver gang der tilføjes en nyhed til nyhedsarkivet, kommer der automatisk et nyt billede på forsiden. Det giver lærerne mulighed for at følge med i, hvad der sker på skolen, og det medvirker til at gøre PersonaleIntra dynamisk og aktuel. 

Nyhedsarkivet kan integreres i de øvrige SkoleIntra-moduler, så andre end skolens personale kan følge med i, hvad der sker på skolen. Med nyhedsarkivet behøver man kun indtaste oplysningerne ét sted.

Sådan præsenteres nyhederne i nyhedsarkivet


 

I nyhedsarkivet præsenteres billeder og tekst på denne måde. Man kan bladre frem og tilbage mellem nyhederne ved at klikke på pilene øverst til højre over billedet. Sorte pile er aktive og kan bruges til at skifte side. Grå pile er inaktive og reagerer ikke på museklik.  

Den første ikon  i rækken af ikoner over billedet fører til en oversigtsliste over alle nyheder i nyhedsarkivet. Listen kan bl.a. benyttes til hurtigt at skifte til en bestemt nyhed. Man undgår at skulle bladre igennem en lang række nyheder. De øvrige ikoner bruges til at redigere nyhedsarkivet. De vises kun på siden, hvis brugeren har ret til at redigere nyheder i nyhedsarkivet. 
 

Oversigt over nyheder


 

Man kan vælge at se nyhederne i nyhedsarkivet på listeform. Listen fremkommer, når man klikker på ikonen over billedet. For hver nyhed vises overskrift, dato og navn på den person, der har oprettet nyheden. Hvis brugeren har ret til at redigere nyheder, vises endvidere de fem redigeringsikoner:

Tilføj en nyhed til nyhedsarkivet
Rediger en nyhed i nyhedsarkivet
Slet en nyhed
Send besked om nyhed til abonnenter på postlisten Nyheder i nyhedsarkiv
Arkiver udvalgte nyheder på egen computer
Slet mange nyheder i en arbejdsgang

Oversigtslisten kan benyttes til hurtigt at navigere rundt imellem nyhederne i nyhedsarkivet. Man er ikke bundet til at bladre fra nyhed til nyhed, men kan springe direkte til den ønskede side.

Listen giver også muligheder for at arkivere udvalgte nyheder i en zip-fil, der gemmes på brugerens egen computer. Zip-filen indeholder en mappe med en html-side og evt.  tilknyttede billedfiler. Endelig kan man masseslette nyheder ved at markere dem i en liste.
 

Sådan tilføjes, redigeres og slettes nyheder


 

Man opretter og redigerer nyheder i et skema, som viser sig, når man klikker på ikonerne og . Skemaet rummer følgende felter:

I rubrik-feltet skal man skrive en overskrift til nyheden. Overskriften er obligatorisk. Underrubrikken er derimod frivillig.

I feltet brødtekst skriver man en kortere eller længere artikel til billedet. Feltet skal udfyldes.

Enhver nyhed skal have et billede. Billederne hentes fra en speciel mappe til nyhedsbilleder. Man kan kopiere billeder fra billedarkivet til denne mappe ved at klikke på og udvælge det billede, som skal kopieres til mappen med nyhedsbilleder.

Billedteksten er en kort tekst, som placeres under billedet i nyhedsarkivet. Feltet kan fx rumme navnet på fotografen eller de fotograferede personer.

Indlejret objekt. Man kan i stedet for et billede også vælge at indsætte et indlejret objekt, fx. en flash eller en video hentet fra et andet sted på internettet. Et evt. indlejret objekt undertrykker et evt. billede, der så ikke vises, hvis man vælger at indsætte både billede og indlejret objekt.
 Læs mere om indlejrede objekter her.

Hvis det ønskes, kan man knytte et link til nyheden, så der er mulighed for at skifte til en webside, hvor der er flere oplysninger om nyheden.

Der kan også tilknyttes et fotoalbum, en video eller et videoalbum til en nyhed. Fotoalbummet eller videoen åbnes ved at klikke på henholdsvis og . Et videoalbum åbnes ved at klikke på Videoabum, når nyheden vises.

Man sætter et mærke ud for Skoleporten, ElevIntra og/eller ForældreIntra i feltet Vises også i, hvis nyheden må vises i andre sammenhænge end på lærernes intranet. Hvis skolen viser nyheder fra nyhedsarkivet på elevernes intranet eller i Skoleporten, offentliggøres kun de nyheder, som er markeret her. Man kan altså godt benytte nyhedsarkivet til intern information inden for medarbejdergruppe, idet man så blot undlader at vælge visning i Skoleporten og ElevIntra.

Det er muligt at indtaste nyheder med henblik på senere offentliggørelse. Offentliggørelsen styres ved hjælp af feltet Vises fra. Nyheden vil først dukke op på forsiden og i nyhedsarkivet fra den valgte dato. Klik på kalender-ikonet for at ændre dato.

Man kan vælge at indtaste et kodeord for at beskytte nyheden imod uautoriserede forsøg på at ændre eller slette nyheden. En nyhed, der er kodeordsbeskyttet, kan kun ændres og slettes af personer, der kender koden. Administratorkoden giver dog adgang til at redigere eller slette alle nyheder.