Postlister giver mulighed for at udsende besked pr. e-mail til mange modtagere i samme arbejdsgang. Postlister oprettes og administrerer i PersonaleIntra under Admin > Postlister.

PersonaleIntra rummer tre forskellige typer af postlister:

Der skelnes mellem

Statiske postlister findes både som

Private postlister er pr. definition altid lukkede. Her bestemmer ejeren suverænt, hvem der skal stå som modtagere på postlisten. Fælles postlister og indbyggede postlister kan være enten åbne eller lukkede. Hvis de er lukkede, er det administrator, der tilmelder abonnenter. Hvis de er åbne, kan interesserede selv melde sig til.

En almindelig postliste en en liste over abonnenter, som vedligeholdes manuelt. I modsætning hertil dannes modtagerlisten på en dynamisk postliste "on-the-fly" ved opslag til de relevante tabeller i SkoleIntra, når beskeden sendes. Fordelen ved en dynamisk postliste er, at den altid er opdateret - forudsat at man sørger for at holde elev- og personalekartoteket opdateret.

Medarbejdere, som ønsker at tilmelde sig en åben postliste, kan gøre det på siden Admin > Postlister > Tilmeld dig til en åben postliste. Andre interesserede, som ønsker at tilmelde sig en åben postliste, kan selv klare tilmeldingen via en formular i Skoleporten. På samme måde kan en abonnent selv melde sig ud af postlisten. Ved tilmelding skal interesserede angive navn og e-mail adresse. Efter tilmelding får abonnenten automatisk tilsendt en bekræftelse pr. e-mail på, at vedkommende er optaget på postlisten. Bekræftelsen indeholder en kode, som dannes ud fra abonnentens e-mailadresse. Koden skal angives ved udmelding og forhindrer dermed, at uvedkommende kan slette en abonnent fra en postliste.

I administrationsdelen for postlisterne kan man se, hvem der abonnerer på de forskellige lister. Alle brugere kan tilføje, rette eller slette abonnenter på egne private postlister. Administrator kan tilføje, rette og slette abonnenter på fælles postlister og på de indbyggede postlister. Abonnenter kan tilføjes enkeltvis eller som medlem af en gruppe, fx et lærerteam, en klasses elever, en klasses forældre , alle medarbejdere eller hele skolebestyrelsen. Administrator kan også her gøre de enkelte postlister åbne eller lukkede. Lukkede postlister styres udelukkende herfra, mens åbne postlister både kan styres af brugerne selv som nævnt ovenfor og fra PersonaleIntras administrationsdel for postlister.
 


 

Skolen kan selv oprette private og fælles postlister efter behov. Disse brugerdefinerede postlister kan bruges til at udsende enslydende e-mails til en bestemt kategori af modtagere, fx skolebestyrelsen, en klasses forældre, kontaktforældre, medlemmer af elevforeningen eller lignende. E-mails, som skal udsendes til abonnenter på en brugerdefineret postliste, skal indtastes i en formular med emnelinje og indholdsfelt, som man kender det fra almindelige e-mailprogrammer, og der er mulighed for at vedhæfte en fil til brevet. Modtagerfeltet udfyldes automatisk med abonnenterne på postlisten. Man finder postfunktionen under Samarbejde > Elektronisk post.

De indbyggede postlister bruges til at give besked pr. e-mail om nyheder på Skoleporten. Når man fx har oprettet en offentlig nyhed i nyhedsarkivet, kan man med et enkelt klik på ikonen automatisk udsende besked om nyheden til alle på postlisten Nyheder i nyhedsarkiv. Beskeden udsendes i form af en e-mail med en henvisning til den pågældende side på Skoleporten. Modtagerne kan herefter ved at klikke på henvisningen i den tilsendte e-mail åbne nyheden i en webbrowser. Nogle postlister er klassedelte. Det gælder fx Ugeplan for eleverne. Her vælger abonnenterne ved tilmelding hvilken klasses ugeplaner, de ønsker at modtage.

PersonaleIntra leveres med følgende prædefinerede postlister:

Alle postlister er lukkede som standard. Hvis man ønsker, at interesserede selv skal kunne tilmelde sig en postliste via formularen i Skoleporten, skal administrator først ændre postlisten fra at være en lukket til at være en åben liste.