PersonaleIntra rummer et værktøj, der gør det nemt for lærerne at udfylde standarddokumenter som fx mødeindkaldelser, dagsordener, blanketter, referater mm. Systemet bygger på en fri editor, hvori man kan indlæse en skabelon til et dokument. Læreren behøver nu blot udfylde nogle få oplysninger i dokumentet, før det er klar til at blive udskrevet og evt. gemt.

Et alternativ til dokumentskabeloner er formularskabeloner, hvor man udfylder formularer, der er lavet på forhånd i formularskabelonværkstedet.

Læs mere om dokumentskabeloner:

Fremstil et dokument ved hjælp af en dokumentskabelon


 

Man åbner værkstedet ved at vælge menupunktet Værktøj > Skabeloner. Herefter kan man vælge mellem en række prædefinerede og brugerfremstillede dokumentskabeloner. Den valgte skabelon åbnes i en editor, hvor man kan tilføje fx dato, navn eller andre oplysninger, som mangler i dokumentet. Skabelonens tekst kan ændres og slettes efter behov.
 


 

Når dokumentet er klar, kan man klikke på Udskriv-knappen for at udskrive en papirkopi af teksten i editorfeltet på printeren.

Hvis teksten skal bevares, klikker man på Gem-knappen. Man kan gemme dokumenter følgende steder:

Det er den udfyldte kopi, som gemmes. Den originale skabelon berøres ikke.

Mens man skriver på et dokument i en skabelon, bliver der automatisk gemt en kladde én gang i minuttet. Dette sker i baggrunden, uden at brugeren skal foretage sig noget. Hvis man forlader editoren på anden vis end ved at klikke på GEM- eller FORTRYD-knappen, vil kladden stadig liggge i systemet, og brugeren vil derfor få tilbudt at færdiggøre dokumentet næste gang, vedkommende går ind i skabelonværkstedet. 

Redigering og ændringer af skabeloner har ikke indvirkning på allerede oprettede dokumenter. Det vil sige, at en ændring af for eksempel en elevplans-skabelon, ikke slår igennem på de elevplaner, der allerede er oprettet. Man kan, uden fare for allerede eksisterende elevplaner, rette i skabelonen.
 

Opret dokumentskabeloner


 

Systemet leveres med en række eksempler på dokumentskabeloner. Disse kan evt. ændres efter skolens behov. Der er mulighed for, at man kan supplere med brugerskabte dokumentskabeloner. Det sker i skabelonværkstedet, som findes under Værktøj > Dokumentskabeloner

Skabeloner er almindelige html-sider, som kan laves i den indbyggede editor eller i ethvert andet program, der kan gemme i html-format. Hvis skabelonen skal indeholde billeder, er det bedst at benytte den indbyggede editor, for så er der styr på den fysiske placering af billedfilerne på serveren.

For at få mulighed for at tilføje, ændre eller slette skabeloner, skal man klikke på linket Rediger skabeloner. Skabeloner kan være fælles eller private. En privat skabelon kan kun benyttes, ændres og slettes af den bruger, som har lavet skabelonen. Fælles skabeloner er til rådighed for alle brugere. Hvis man ændrer eller sletter en fælles skabelon, påvirker det altså også de øvrige brugeres muligheder. Derfor er det en god idé at kodeordsbeskytte vigtige fællesskabeloner, så man kun kan ændre eller slette skabelonerne, hvis man kender kodeordet.

Skabeloner til elevplaner kan indeholde "tags", som automatisk erstattes med det rigtige indhold, når man opretter en elevplan. Følgende tags kan anvendes i elevplanskabeloner:
 

#elevnavn# #elevklasse#      #institution#      #skoleadresse1#      #skoletelefon#      #periode#
#elevadresse#      #elevbillede#     #logo# #skoleadresse2# #skolemail# #team#

Der er mulighed for at oprette en kopi af en dokumentskabelon ved at klikke på . Derved er det nemt at lave varianter af samme skabelon. Kopier kan enten placeres i PersonaleIntras eller i ElevIntras skabelonarkiv.

Mens man arbejder på at udforme en skabelon, bliver der automatisk gemt en kladde én gang i minuttet. Dette sker i baggrunden, uden at brugeren skal foretage sig noget. Hvis man forlader editoren på anden vis end ved at klikke på GEM- eller FORTRYD-knappen, vil kladden stadig liggge i systemet, og brugeren vil derfor få tilbudt at færdiggøre skabelonen næste gang, vedkommende går ind i skabelonværkstedet.

Dokumentskabeloner kan importeres og eksporteres. Det giver mulighed for at dele skabeloner på tværs af skoler. Klik på for at gemme en skabelon som en zip-fil på egen computer eller på for at sende en "zippet" skabelon til serveren. Bogstaverne æøå i filnavne forvanskes ved zipning. Vi kender pt. ingen løsning på dette problem.
 

Specialskabeloner


 

Dokumentskabeloner anvendes rundt omkring i SkoleIntra til dedikerede formål, fx som elevplanskabeloner. For at de kan vælges i de respektive moduler, skal skabelonerne tilhøre bestemte kategorier. Her er en oversigt over kategorier af specialskabeloner og en beskrivelse af deres anvendelse:

Beskeder Benyttes som skabeloner ved oprettelse af beskeder i PersonaleIntras beskedsystem
Dagbøger Benyttes som skabeloner ved oprettelse af noter i dagbøger/lektiedagbøger
Elevplaner Elevplanskabeloner benyttes ved oprettelse af nye elevplaner
Elevplaner - sidehoved Kan vælges som brugerdefineret sidehoved ved oprettelse af elevplaner
Elevplaner - vejledning     Skabeloner i denne kategori benyttes som vejledning ved oprettelse af elevplaner
SMS Benyttes som standardtekster ved udsendes af SMS´er under menupunktet Samarbejde > SMS.
Ugeplaner Benyttes som standardskabelon ved oprettelse af ugeplaner for SFO

Man kan desuden oprette og anvende egne kategorier. Når man opretter en ny skabelon (Værktøj > Skabeloner > Rediger skabeloner ), kan man enten vælge navnet på en eksisterende kategori i valgboksen til højre, eller skrive navnet på en ny kategori i feltet til venstre. Når en kategori er oprettet, kan man sidenhen vælge den i valgboksen til højre.