I afsnittet Brugere under Admin > Tilpasning har man følgende valgmuligheder:

Klik på et link for at læse mere om disse funktioner. 

 

 

Beskyttelse af personoplysninger

 

Her kan administrator fastlægge regler for, hvordan elevers og forældres adresser og telefonnumre skal vises i PersonaleIntra, ElevIntra og ForældreIntra. Det er også muligt at fravælge visning af portrætfotos af elever i klasselister i ElevIntra og ForældreIntra. Indstillingerne gælder for alle klasser.

 

Hvis oplysninger om adresse, telefon eller portrætfoto er markeret som skjult eller hemmeligt hos den enkelte elev eller forælder, vil oplysningerne ikke blive vist, uanset hvordan den generelle regel er.
 

 

Eksterne brugere

 

Hvis skolen har brug for at give adgang til PersonaleIntra til andre end skolens faste medarbejdere, kan disse oprettes som eksterne brugere. Eksterne brugere kan fx være praktikanter, vikarer, musikskolen, idrætsforeningen, aftenskoler og lignende. Eksterne brugere optræder ikke på personaleoversigter i ElevIntra, ForældreIntra og Skoleporten.

Man opretter eksterne brugere på en side, som man får adgang til ved at vælge Admin > Tilpasning > Eksterne brugere. Ved oprettelsen vælger man initialer for den eksterne bruger og indtaster navn, funktion. Desuden kan man evt. angive e-mailadresse, mobilnummer, cpr-nummer og evt. UNI-LoginID. Endelig kan der uploades et portrætfoto, hvis det er relevant. Ved oprettelsen kan man evt. anføre en slettedato, som kan være nyttig, hvis den eksterne bruger er en praktikant eller vikar med en tidsbegrænset ansættelse. Hvis der anføres en slettedato, vil den eksterne bruger automatisk blive slettet fra SkoleIntras database på den valgte dato.
 

Portrætbilleder kan hentes fra egen computer, fra SkoleIntras billedarkiv, fotoalbum, transportmappe og evt. fra Dropbox og Google Drev.
 
OBS. Der er en begrænsning på antal filer i SkoleIntras Google-integration. Hvis der ligger mere end 1000 filer i brugerens mappe i Google Drev, vises kun de første 1000 filer.

Alternativ kan man klikke på til højre for opret-ikonet for at gøre en eksisterende medarbejder til ekstern bruger. Denne mulighed kan benyttes, hvis en medarbejder skifter status og fremover kun skal være løst tilknyttet til skolen og ikke længere skal figurere i personalelister i SkoleIntra.

Eksterne brugere skal benytte initialer som brugernavn ved indlogning i PersonaleIntra. Som adgangskode skal nye brugere indtaste deres cpr-nummer ved første indlogning. Hvis cpr-nummeret er ukendt, benyttes i stedet en systemtildelt pinkode. Ved første indlogning vælges et personligt kodeord, som benyttes som adgangskode fremover. Hvis brugerens mobilnummer og cpr-nummer er kendt i SkoleIntra, kan man sende en SMS med loginoplysninger til den nye bruger, under forudsætning af at skolen abonnerer på SMS-servicen.

Eksterne brugeres muligheder i PersonaleIntra kan styres på forskellige måder:

a) Normal adgang - Her markerer man, om den eksterne bruger skal have adgang til modulerne PersonaleIntra, ElevIntra og ForældreIntra. Eksterne brugere med normal adgang har læseadgang til alle oplysninger i de valgte moduler. Desuden skal man bestemme, om den eksterne bruger skal have skriveadgang til udvalgte dele af PersonaleIntra, dvs. om vedkommende skal kunne oprette aktiviteter, reservationer og benytte samarbejdsværktøjer. Ved ordet samarbejdsværktøjer menes at oprette skole-hjem samtaler og tilføje indhold til ugeplanen.

b) Kun adgang til resrvationssystemet - Skolen kan oprette eksterne brugere med begrænset adgang, så den eksterne bruger kun får adgang til at reservere lokaler mm. Det kan fx være relevant for ungdoms- og aftenskolen, idrætsforeninger m. fl. Hvis man begrænser den eksterne brugers adgang til udelukkende at gælde dette område, vil PersonaleIntras normale menusystem være skjult.

c) Kun adgang til beskedsystemet - Der er også mulighed for at oprette eksterne brugere, der kun får adgang til at sende og modtage beskeder i PersonaleIntra. Det kan fx være relevant for skolens samarbejdspartnere som fx skolepsykologer, tandplejen, sundhedsplejersken m. fl. Hvis man begrænser den eksterne brugers adgang til udelukkende at benytte beskedsystemet, vil PersonaleIntras normale menusystem være skjult.

Hvis man markerer feltet Advisering pr. e-mail om nye beskeder, bliver der sendt en adviseringsmail til brugeren, hver gang der oprettes en ny besked i beskedsystemet, hvor brugeren er blandt modtagerne. E-mailen indeholder et link til PersonaleIntra. Af sikkerhedsgrunde sendes beskedens indhold ikke i adviseringsmailen.

Ved oprettelse af eksterne brugere kan man vælge et slutdato. Hvis der angives en slutdato, bliver den eksterne bruger automatisk slettet, når den valgte dato overskrides.

Klikker man på ikonet  ud for en bruger i oversigten over eksterne brugere under Admin > Tilpasning > Eksterne brugere, kommer man til en side, hvor man kan ændre den eksterne bruger til at være almindelig bruger. Det kan fx være ønskeligt, hvis en løs vikar bliver ansat som fast medarbejder. Når den eksterne medarbejder flyttes til personalekartoteket, skal der indtastes nogle supplerende oplysninger.
 

 

Interessegrupper

 

Interessegrupper er beskrevet i en selvstændig artikel i vejledningen.  

Klik her for at åbne artiklen om interessegrupper

 

Skift til nyt skoleår

 

I forbindelse med sommerferien skal der skiftes skoleår. På mange skoler skal eleverne rykkes en klasse op, og enkelte klasser skal måske deles, sammenlægges eller slettes. Man indstiller SkoleIntra til et nyt skoleår under Admin > Tilpasning > Skift til nyt skoleår.

 

Inden du starter oprulningen anbefaler vi, at du har læst vejledingen "Nyt Skoleår i SkoleIntra". Du finder vejledningen på supportportalen: https://helpdesk.itslearning.dk

 

 

Flyt elever til anden klasse

 

Normalt skifter elever klasse i forbindelse med start af et nyt skoleår. Fremgangsmåden er, at klassebetegnelserne ændres i elevadministrationsprogrammet, og at de efterfølgende importeres i SkoleIntra i forbindelse med klasseoprulningen, som findes under Admin > Vedligeholdelse > Skift til nyt skoleår.

 

Hvis ovennævnte normalprocedure af en eller anden grund ikke kan anvendes, kan man ændre klassebetegnelser for mange elever ad gangen med dette værktøj, men man skal være opmærksom på, at det kun er elevtabellens klassebetegnelser, der ændres. De øvrige tabeller lades urørt, og det betyder, at de flyttede elever vil miste adgangen til data og dokumenter, som ikke er knyttet til dem ved hjælp af et elevID, men ved hjælp af en klassebetegnelse. Der vil fortsat være adgang til fx beskeder, elevplaner, udviklingsplaner, klasselognoter og kontaktbøger.
 

 

Slet herreløse elevfotos

 

Her får man en liste over elevfotos, som ikke er tilknyttet nogen elever i elevkartoteket. Man kan se de enkelte elevfotos ved at klikke på filnavnet. Man kan slette alle markerede elevfotos på en gang.
 

 

Tilknyt løse elevplaner

 

Med dette værktøj kan administrator gendanne elevplaner, hvis der er gået kludder i sammenknytningen mellem elev og elevplan, og hvis den automatiske genopretning ikke kan løse problemet. Siden har to valgbokse, hvor man vælger henholdsvis elevplan og elev. Hvis der findes elevløse elevplaner i systemet, kan disse vælges fra venstre valgboks. Når man vælger en elevplan, vises planens indhold. Herefter kan man evt. vælge den elev, som planen skal tilknyttes, og derefter klikke på knappen Tilknyt. Hvis den valgte elev i forvejen har en elevplan for den planperiode, som elevplanen gælder for, vises en fejlmeddelelse, så man risikerer ikke at overskrive eksisterende elevplaner.

Værktøjet kan også bruges til at fjerne elevløse elevplaner, som blot fylder op i databaserne. Normalt fjernes elevplaner automatisk et år efter, at eleverne har forladt skolen.