I afsnittet Filhåndtering under Admin > Tilpasning har man følgende valgmuligheder:

Klik på et link for at læse mere om disse funktioner. 

 

 

Dokumentarkiver

 

Denne side er et værktøj, som giver administrator mulighed for at håndtere dokumenter og mapper i PersonaleIntra og Skoleportens dokumentarkiver på en effektiv måde. Følgende muligheder er til rådighed:

Hvis skolen bruger den gamle Skoleport, kan denne funktion bruges til at vedligeholde dokumenter i Skoleportens dokumentarkiv. Denne mulighed findes ikke, hvis skolen bruger Ny Skoleporten. Her foregår al filhåndtering i den nye Skoleports eget administrationsmodul.

 

Billeder i specialarkiver

  

Billeder gemmes dels i det almindelige billedarkiv under menupunktet Arkiv > Billeder, hvor alle brugere har adgang til at uploade og slette billeder, dels i en række skjulte mapper med billeder til særlige formål, fx forsidebilleder og billeder til nyhedsarkivet. Ved at lægge de vigtige billeder i skjulte mapper opnår vi, at systemet ikke pludselig fejler på grund af manglende billeder, som er blevet slettet ved et uheld.

Billeder i disse skjulte mapper administreres fra de relevante sider i PersonaleIntra og ElevIntra, men for overblikkets skyld har administrator en samlet indgang til at tilføje, omdøbe eller slette billeder i denne type billedmapper under Admin > Tilpasning > Billeder i specialarkiver.

Ikoner til opslagstavlen skal være i GIF-format og have størrelsen 32 x 32 pixels.

OBS. Vær omhyggelig med kun at omdøbe og slette billeder, som ikke bruges af systemet.

 

Billedstørrelse i fotoalbum

 

Her kan administrator fastlægge den maksimale bredde og højde af billeder i SkoleIntras fotoalbum. Det oprindelige standardstørrelse er 500 x 400 pixels. Store billeder ser bedre ud, men fylder mere og tager længere tid at uploade og vise. Det er derfor en balancegang at vælge en passende størrelse.

Ændringerne gælder kun for nye billeder, der sendes til SkoleIntras fotoalbum. Dialogboksen som benyttes ved visning af billeder i fotoalbum tilpasser sig automatisk til den størrelse, som var gældende, da man sidst uploadede billeder til albummet.
 

 

Tilladte filtyper ved upload

 

Her kan man ændre listen over filtyper, som man vil acceptere, at brugerne uploader til SkoleIntra. Filtyper angives som en række "extensions" adskilt af punktummer. Der kan angives filtyper for henholdsvis dokumenter og billeder.

Det er ikke altid nok at tilføje en filtype her for at få mulighed for at uploade nye filtyper. Filtyperne skal også være kendt i webserverens MIME-indstillinger. Hvis upload ikke er muligt, kan man henvende sig til supporten med anmodning om at få ændret serverindstillingerne.

 

Fjern dokumenter og billeder

 

Her kan man slette dokumenter og billeder i intranet-arkivet i et bestemt datointerval. Vælg en startdato og en slutdato og bestem hvilke typer dokumenter, der skal slettes. Slettede filer kan ikke gendannes.

 

Slet herreløse klassearkiver

 

I forbindelse med skift til et nyt skoleår er der som regel klasser, der forlader skolen. Disse klasser har ofte dokumenter og billeder liggende på serveren, som enten er lagt ind af eleverne selv eller af klassernes lærere. Det drejer sig om klassearkiverne i ElevIntra og om ElevIntras billedarkiver. Desuden kan der være oprettet arkiver til meddelelser og billeder på klasseforsider i Skoleporten og i ForældreIntra.

For at spare harddiskplads på serveren, kan det være hensigtsmæssigt at fjerne sådanne "herreløse" arkiver, der ikke er knyttet til eksisterende klasser. Inden man sletter, kan man med fordel inspicere indholdet ved at klikke på arkivets navn, så man ikke af vanvare kommer til at slette noget, som ikke skulle slettes. Slettede klassearkiver kan ikke gendannes.
 

 

Flyt/kopier en klasses arkiver

 

I forbindelse med klassesammenlægninger og -opsplitninger kan der være behov for at kunne flytte eller kopiere dokumenter og billeder fra en klasses arkiver til en anden. Derfor har administrator adgang til et værktøj, hvor man udpeger, hvorfra og hvortil der skal flyttes eller kopieres filer. Man kan vælge at flytte filer fra ElevIntras klassearkiv, ElevIntra billedarkiv, ForældreIntras dokumentarkiv og ForældreIntras billedarkiv. Ved kopiering/flytning kopieres filerne til en ny undermappe, der bliver navngivet efter den oprindelige klasses klassebetegnelse. Den oprindelige filstruktur bevares ved flytningen eller kopiering. 

Ved klassesammenlægninger nedlægges klasser, og derfor skal man sørge for at flytte arkiverne, før man gennemfører klasseoprulningen.

 

Løse dokument- og billedarkiver

 

Normalt slettes en klasses dokument- og billedarkiver ikke automatisk, når man sletter klassen. Dokumenter og billeder bliver liggende på serveren i mapper, som er identificeret ved hjælp af den slettede klasses ID. Sådanne løse arkiver er ikke umiddelbart tilgængelige via SkoleIntras brugerflade. Med dette værktøj kan man rydde op i evt. "tabte" dokument- og billedarkiver.

Man kan enten slette de løse arkiver eller knytte dem til en af de eksisterende klasser. Hvis man vælger at tilknytte et herreløst arkiv til en eksisterende klasse, flyttes hele arkivmappen med dokumenter eller billeder fra den forsvundne klasses arkiver til den valgte klasses arkiver. Det drejer sig om følgende arkiver:

Værktøjet kan også bruges i forbindelse med klassesammenlægninger, hvor man kan flytte den eller de nedlagte klassers dokumenter og billeder over til den sammenbragte klasse.

 

Gendan tabte samlemapper

 

Under uheldige omstændigheder kan det ske, at oplysninger i databaserne om samlemapper og faneblade ikke stemmer overens med de mapper, som findes i filsystemet. Årsagen kan fx være en databasefejl eller gendannelse af data fra en gammel sikkerhedskopi. Ved at klikke på dette link, åbnes en side, hvor administrator har mulighed for at gendanne eller slette samlemapper, som findes på harddisken, men ikke kan ses i SkoleIntra. Hvis man vælger at gendanne en tabt samlemappe, bliver den tilføjet listen over administrators private samlemapper. Man kan så efterfølgende ændre rettighederne til samlemappen, hvis den tilhører en anden bruger eller skal kunne ses af en gruppe eller af hele skolen.