Et Områdenet er et skoleintranet for skoler, der er lagt sammen under fælles ledelse. Områdenettet giver lærerne på de sammenlagte skoler mulighed for at få adgang til et fælles intranet. Man kan kun have et Områdenet, hvis de deltagende skoler har hvert sit intranet. Områdenettet er således en overbygning på skolernes egne intranet. Der findes en lignende løsning, Fællesnet, der samler alle skoler i en kommune i et fællesnet. En skole kan være del af både et Områdenet og et Fællesnet.

Der er i denne vejledning brugt termerne ’områdenet’, ’skole’, ’fælles ledelse’ osv…. De kan variere fra områdenet til områdenet – og læseren må selv ’oversætte til de termer, der anvendes i det konkrete tilfælde. Man kan på Områdenettet via Admin > Tilpasning  > Oversættelse selv ændre en betegnelse.

Områdenettet virker som et fælles net, hvor de ansatte på de involverede skoler/afdelinger/områder kan dele dokumenter, billeder ol. om undervisningsforløb, kan kommunikere og finde informationer af fælles interesse. Samtidig kan personalet få adgang til dokumenter, som den fælles ledelse mener kan have fælles interesse, fx aftaler i forbindelse med overenskomster, fælles regler og målsætninger, personalehåndbog ol.
Det betyder, at personalet på områdenettet bl.a. får adgang til fælles nyheder og opslagstavle, fælles aktivitetskalender, reservationssystem på dags- og ugebasis, dokumentarkiv, debatforum, mv.

Adgangen til og arbejdet med Områdenettet integreres automatisk ind i en skoles intranet via menu-systemet og fanebladet Områdenet på forsiden.

 

Områdenettet er lavet som en skoles intranet



Et Områdenet er i virkeligheden et almindeligt skoleintranet med nogle ekstra faciliteter. Det undrer af og til nye Områdenet brugere, når de tager Områdenettet i brug første gang, at det ’blot’ er et Personale-Intra – og at man i virkeligheden skal deaktivere en masse. Men grundsynspunktet har været, at både administrator og brugere skulle færdes i et kendt miljø, der lignede det intranet, man var vant til på skolen.
En del af funktionaliteten på et Områdenet skal derfor deaktiveres fra start. Vi har bevidst valgt ikke gøre dette som standard – så det blev den enkelte kommune, der traf valgene ud fra egne behov.

 

Typisk vil man deaktivere menupunkter, der handler om elever, forældresamarbejde, klasselog, skemalægning mm.

Selv om et Områdenet i virkeligheden er et almindeligt PersonaleIntra, er der også udviklet små del-applikationer, der er specifikke for Områdenettet. Læs mere om dette senere i denne vejledning.

  1. Man kan importere data om de deltagende skolers personale, så disse ’automatisk’ figurerer som brugere af Områdenettet
  2. Der findes et bookingsystem, Fælles ressourcer, hvor man kan booke ting på ugebasis
  3. Booking på skoler giver mulighed for, at man fra Områdenettet kan booke ressourcer direkte ude på den enkelte afdelingsskole – men kun de ressourcer, som skolen har givet lov til. 
  4. Man kan fra Områdenettet slå op i skolernes lærerskemaer
  5. Man kan lave en dynamisk side på Områdenettets skoleport, der giver adgang til alle skolers SBI.
  6. Der er udviklet et kursusmodul, så man kan udbyde fælles kurser med tilmelding på de involverede skoler.
  7. Man kan sende beskeder til brugere på andre skoler der er med i områdenettet.
  8. Man kan se opslagstavler fra alle involverede skoler på Områdenettet.
  9. Man kan se sammenlignelig brugerinformation fra alle skoler
  10. Man kan skrive indhold til et fælles NyhedsFeed, der kan vises på skolernes ForældreIntra og ElevIntra under titlen ’Nyheder fælles for skolerne’. 
  11. Man kan på skolernes intranet se Områdenettets kalender under dagens aktiviteter.
  12. Man kan på en skole oprette en aktivitet og markere, at aktiviteten også skal vises i Områdenettets kalender. Aktiviteten vil så blive kopieret til Områdenettets kalender.


Skoleforkortelsen skal skrives ind på den enkelte skole


Angiv en skoleforkortelse: Der skal, for at Områdenettet virker korrekt, på hver enkelt skoles intranet være angivet en forkortelse for skolens navn – som ses under Admin > Indstillinger > Stamoplysninger.
Når Områdenettet oprettes af supporten, skal kommunen levere en liste med skoleforkortelser. Forkortelsen må ikke være længere end 4 tegn – og må ikke indeholde de danske tegn Æ, Ø eller Å. Supporten vil lægge forkortelserne ind på de tilknyttede skoler – og anføre de samme forkortelser på Områdenettet.
Hvis der er uoverensstemmelse mellem de skoleforkortelser, der er på Områdenettet og ude på en skole, skal man henvende sig til supporten, der kan ændre skoleforkortelsen på skolens intranet.
Efterfølgende vil der normalt ikke være behov for at administrere Områdenettet på den enkelte skole.

Skoleforkortelsen bruges på Områdenettet bl.a. til at navngive brugerne. Fx vil brugeren CL fra skolen med forkortelsen RUG få brugernavnet CL@RUG på Områdenettet.
 

Import af personaledata til Områdenettet


Områdenettets brugerdatabase bygger på de data, som de enkelte skoler vedligeholder samt på personaledata for personale, der ikke er ansat på en skole men fx er en del af en overordnet ledelse.

Områdenettets administrator skal derfor, når Områdenettet tages i brug, importere data fra de deltagende skoler. Efterfølgende skal disse data importeres igen med jævne mellemrum for at holde Områdenettets brugerdatabase opdateret.
Det anbefales, at alle rettelser i brugerdatabasen udføres på den enkelte skole, og at man importerer disse rettede data.

Administrator vælger på Områdenettet Admin > Import/eksport > Importer oplysninger om lærere fra skolerne på Områdenettet.

Importen foregår på den måde, at Områdenettet efter tur kontakter hver skoles intranet. Kontakten er baseret på en XML-fil, der indeholder oplysninger om Områdenettets deltagende skoler og deres urler. Hvis indholdet af denne XML-fil ikke stemmer overens med virkeligheden, vil der opstå en fejl ved importen.
Områdenettet skaber altså en forbindelse til en skole på Områdenettet og overfører udvalgte personaledata fra skolens database til Områdenettets database. Følgende data overføres: initialer, fornavn, efternavn, stilling, adresse, postnummer, by, telefon, mobilnummer, Skolekom brugernavn, mailadresse og personalekategori.
Initialerne tilføjes ved importen tegnet ’@’ og skolens forkortelse – så der på den måde dannes et unikt brugernavn på Områdenettet.

Hvis data om en ansat på skolen ikke findes på Områdenettet, så oprettes vedkommende som bruger. Hvis data findes i forvejen, så opdateres evt. ændrede data.

Når importen er overstået, undersøges det, om der brugere på Områdenettet, der ikke længere figurerer på en skole. I så fald slettes disse brugere automatisk. (Dette er en anderledes procedure end ved en import til et almindeligt intranet. Her skal evt. fraflyttede brugere slettes manuelt.)
Data på brugere, der er indtastet direkte på Områdenettet berøres ikke af denne import og sletning.

Ved importen importeres også den personalekategori, den enkelte ansatte er oprettet under på skolen. Da det ikke er givet, at alle skoler anvende samme benævnelser i personalekategorierne – så vil personalekategorien blive oprettet på Områdenettet, hvis den ikke findes i forvejen. Det kan være et større puslespil at få skolerne på et Områdenet til at anvende de samme kategorier.

 

Der er nogle tilfælde, hvor importen af data kan gå galt


En brugers initialer på Områdenettet (ex. CL@RUG) må ikke fylde mere end 10 tegn. Hvis en bruger har for lange initialer, vil vedkommende ikke blive importeret. Man vil blive gjort opmærksom på dette efter importen – og man kan kun rette op på dette ved, at skolen afkorter initialerne på vedkommende bruger og man importerer igen.

Hvis en skole har ændret sin skoleforkortelse eller sin url til intranettet, uden at dette er blevet ajourført i xml-filen, der rummer oplysninger om Områdenettets opbygning, så vil dette medføre en fejl i importen. Importen vil afbrydes, når Områdenettet forsøger at kontakte den pågældende skoles intranet. I så fald skal administrator henvende sig til SkoleIntra-supporten.

Når brugerne er importeret fra Områdenettets skoler vil de fx kunne ses via Databaser > Personale > Personalekartotek. Her vil man også kunne oprette brugere, der er ansat på i fælles ledelse ol.
I visningen af personalekartoteket kan man filtrere brugerne pr. skole.

De importerede brugere vil nu også kunne indgå i teams, der oprettes på Områdenettet via Databaser > Personale > Teammedlemmer.

Man kan fx også sende beskeder fra Områdenettet til brugere på de enkelte skoler, idet de importerede brugere nu vil figurere, som modtagere i Områdenettets beskedsystem.

 

Import af elevdata til Områdenettet


Hvis man ønsker at importere elevdata fra alle afdelingsskoler på Områdenettet, kan det lade sig gøre, hvis skolerne benytter et elevadministrationssystem, som eksporterer til UNI-Cs centrale server, fx TEA eller KMD Educa Elev. For at kunne importere elever til et Områdenet fra flere afdelinger skal afdelingernes institutionsnumre registreres på sitet. Supporten kan være behjælpelig med at udføre denne registrering. Når institutionsnumrene er registreret, kan man importere elevdata fra alle Områdenettets skoler i en og samme arbejdsgang. Det foregår under Admin > Import/eksport > Import af elevoplysninger > Central server på samme måde, som når selvstændige skoler importerer elevoplysninger.

 

Adgangen til Områdenettet


Som bruger kan man få adgang til Områdenettet på flere måder.
Man kan logge sig ind direkte på Områdenettet ved at angive Områdenettets url i adresselinien. Her skal man logge ind med sit brugernavn fra Områdenettet (ex. CL@AFD1) og en kode. Koden skal evt. oprettes først.

Man kan også logge sig ind på sin egen skoles intranet – hvilket vil være den normale adgangsvej. Her kan man få adgang til Områdenettet via fanebladet Områdenet eller via menuen Samarbejde > Fælles Skolenet. Uanset hvilken adgangsform man vælger, vil man i baggrunden blive logget ind på Områdenettet og på den måde få adgang til Områdenettets sider.
 
Via Faneblad
Når man klikker på fanebladet Områdenet, får man vist en speciel udgave af Områdenettets forside.
Man bliver gjort opmærksom på dette ved en gul markeret tekst øverst på siden:
 

 


Fanebladet er således beregnet til, at man kan få et hurtigt overblik over nyhederne, opslagstavlen, kalenderen mm. på Områdenettet. Man kan logge sig ind på selve Områdenettet ved hjælp af linket til højre: Eget vindue. Når man anvender dette link, bliver man logget ind uden igen at skulle angive sit brugernavn og kode. Dette forudsætter dog, at man er oprettet som bruger på Områdenettet – fx via en import af personaledata.

Under fanebladet Områdenettet kan brugeren dels se en tilrettet forsidevisning fra Områdenettet – dels se en række links til hurtig adgang til dele af Områdenettet.


Fanebladsforsidens elementer styres fra Områdenettet. Under Admin > Tilpasning > Forside kan man vælge menupunktet Elementer, der vises på fanebladsforsiden på Områdenettets skoler

Her kan man vælge forsideelementer, der skal vises.


Hurtige links
Via punktet Menupunkter, som vises i menuboksen på fanebladsforsiden på Områdenettets skoler, kan man bestemme, hvilke links brugeren skal have hurtig adgang til.

Man kan aktivere/deaktivere eller omdøbe en række standard menupunkter. Desuden kan man selv lægge nye brugerdefinerede menupunkter ind. Det er endvidere muligt at vælge et RSS-feed, som kan blive vist under selve menuen med de hurtige links. Det kunne fx være et RSS-feed til en kom-munal nyhedsside.

 Via menu

Der findes også en anden adgang til Områdenettet end fanebladet. Man kan også få adgang til forskellige sider på Områdenettet ved ude på en skole at vælge menupunktet Samarbejde > Fælles Skolenet

 


Via disse menupunkter får man adgang til de respektive punkter på Områdenettet vist i en ramme (frame) på ens eget intranet. Dvs. at den øverste menu stadig er fra skolens intranet – mens sidens indhold er fra Områdenettet.

Det kan bl.a. også ses af baggrunden på siden fra Områdenettet. Det er muligt at vælge et tema, der adskiller sig fra temaerne på skolernes intranet – så man kan opdage, at man nu er på Områdenettet.
Denne måde at ’gå på Områdenettet’ valgte vi at lave ved programmets start. Den er nok lidt forældet – idet man nu nok vil foretrække at logge sig ind på Områdenettet via fanebladet og få adgang til den fulde funktionalitet.

Man kan logge sig ind på Områdenettet via det nederste menupunkt Fælles Skolenet forside

 

Links til sider på Områdenettet


Man kan evt. selv oprette flere links, der leder direkte ind til bestemte sider på Områdenettet, fx som links på menusiden Samarbejde > Fælles Skolenet – eller andre steder i menusystemet.

Linket skal opbygges efter en bestemt syntaks:
http://www.skolensintranet.dk /Li/skifttil.asp?omstil=opslag/opslagstavlen.asp
Man skal blot anvende skolens domæne – samt /li/skifttil.asp?omstil= og så skrive adressen på den side, der skal linkes til (som angivet med fed skrift herover). Man skal lave linket på denne måde, fordi man ikke kan linke direkte til en side på Områdenettet – men først skal ledes hen til en side (skifttil.asp), der sørger for at godkende en som bruger på Områdenettet.

 

Sammenhæng mellem kalendere


Der sker en kobling mellem kalenderen på Områdenettet og på skolerne på to måder.

Fra Områdenettet til skolerne
Hvis man opretter en aktivitet i Områdenettets aktivitetskalender, vil den automatisk blive afspejlet på skolens intranet. Aktiviteterne fra Områdenettet (og fra Fællesnettet, hvis skolen også er en del af et sådant net) vises under dagens aktiviteter for skolen.


Fra skolen til Områdenettet
Når man på en skole opretter en aktivitet, kan man nu vælge også at få oprettet aktiviteten i Områdenettets kalender.
Hvis man sætter et flueben ud for Kopiér til Områdenettet, vil aktiviteten via en webservice blive overført til Områdenettets kalender – som en kopi. Aktiviteten vil således ligge to steder: På skolen og på Områdenettet. Hvis man senere ændrer i aktivitetens ordlyd på skolen, vil den også blive ændret på Områdenettet.
Hvis man fjerner fluebenenet ud for Områdenettet, fjernes aktiviteten fra Områdenettet. Og når man sletter selve aktiviteten på skolen, vil den også blive slettet på Områdenettet. Illustrationen viser en skole, der er med både i et Områdenet og et Fællesnet, og derfor kan aktiviteten kopieres til begge kalendere.

 

Fælles resurser, der kan lånes på ugebasis


 
Sammenlagte skoler kan have fællessamlinger, der udlåner diverse ting til skolerne. Under Koordination > Fælles resurser kan man oprette en liste over emner, der kan udlånes på ugebasis.

 


Man kan vælge visning af udlånsperiode med overlap, altså: jan-feb., feb.-marts, marts-april osv.
Hvis der er oprettet mange emner til udlån, deles sidevisningen op, så der vises 20 emner af gangen.

Man kan som bruger (eller bibliotekar) derefter afkrydse de uger, man gerne vil reservere en resurse i.  På et følgende skærmbillede skal man så bekræfte reservationen, idet man vælger en bruger, der står som låner og evt. indskriver man en bemærkning vedrørende lånet.

 

Hvis man sætter flueben ud for Besked om reservation, bliver der sendt en besked til låneren om reservationen.

Man kan se det fulde navn på låneren ved at holde musen hen over initialerne ud for et booket
materiale. Man kan skifte til en ugeoversigt ved at klikke på ugens nummer. Her man kan se en
oversigt over alle de materialer, der er udlånt i den valgte uge - også med lånerens fulde navn. Det er også muligt at søge på alle emner og filtrere reservationer efter lånerens navn.

 

Booking på skoler


Det er også muligt fra Områdenettet at booke resurser ude på de enkelte skoler. Det kan fx være lokaler til aftenskole, møder mv.

 

Forudsætningen, for at man fra Områdenettet kan booke sådanne resurser er, at skolen har givet adgang til, at dette må ske. Indstillingen af dette sker på skolens intranet via Admin > Tilpasning > Emner der kan reserveres > Rediger adgang til booking fra Områdenet. Her vises en liste over alle skolens resurser (dog ikke evt. sæt – idet disse af tekniske grunde ikke kan bookes fra Områdenettet). Man kan sætte et flueben ud for hver resurse, der indikerer, at resursen kan lånes på Områdenettet.

 

På Områdenettet kan man nu via Koordination > Booking på skoler vælge en dato, en skole samt en resurse. Områdenettet forespørger derefter via skolens intranet, hvordan resursen er booket – og dette vises. 
 
Man kan her se de positioner, hvor resursen er skemalagt eller booket af skolen selv – og man kan nu ved at sætte et eller flere flueben booke resursen. Når man har reserveret, vil dette være markeret i oversigtsskemaet.

 På skolens intranet vil bookingen også være synlig og markeret med gult med kommentaren: ’Reserveret via Områdenettet’. Herunder kan ses et skærmbillede fra en skole (afd1) på et Områdenet – hvor læreren CL fra skolen Afd2 har booket gymnastiksalen via Områdenettet.

 


 

Skolernes skemaer


Man kan på Områdenettet slå op i skolernes skemaer – fx hvis man vil arrangere tværkommunale møder.
Via Områdenettets Koordination > Skolernes skemaer kan man vælge en dato og se en liste over alle Områdenettets brugere. Man kan markere de brugere, hvis skemaer man vil se, ved at flytte brugerne fra listen i venstre side til listen i højre side. Man kan også vælge, om man vil se skemaerne i oversigtsform (kolonneskemaer) eller i form af enkeltskemaer.
Når man klikker på knappen Vis skemaer, finder Områdenettet de valgte skemaer ved at kontakte de enkelte skoler og overføre det aktuelle skema til Områdenettet. Der sker således et dynamisk opslag i skolernes databaser – så det altid er de nyeste skemaer, der vises

 


Efter - og videreuddannelse på Områdenettet, Kurser


Man kan administrere og udbyde kommunens kursustilbud via Områdenettet via Koordination > Pædagogisk servicecenter > Kurser. Du kan læse mere om kursusmodulet i PersonaleIntras vejledning om dette modul; men i det følgende vil vi fremhæve nogle af de funktioner, der udnytter Områdenettet.

 

Kurser, der oprettes på Områdenettet, kan ses af alle brugere på Områdenettet. Dvs. at man kan bruge kursusmodulet til at informere om et fælles kursusudbud.

Man kan også lade tilmeldingen foregå på Områdenettet.
Når man opretter et kursus kan man vælge om tilmelding skal styres af administrator eller ej.

Hvis man ikke sætte flueben her, vil brugeren via Områdenettet kunne finde og tilmelde sig kurser.

Hvis man vælger at administrator skal styre kursustilmelding, kan brugeren via Områdenettet se kursusudbuddet og udskrive en tilmeldingsblanket, som kan gives til skolens ledelse eller til forvaltningen. Tilmeldingen sker så enten centralt på forvaltningen– eller ved at skolen foretager tilmeldingen.
Skolen får adgang til at tilmelde skolens kursusønsker via skolens eget intranet i Samarbejde > Fælles Skolenet > Kommunale kurser - og her kan skolen i en oversigt over alle kurser vælge et kursus. Her ses til venstre en liste over potentielle deltagere fra skolen, som kan flyttes over i valg-boksen til højre. En skole kan således kun tilmelde egne lærere til et kursus.
 


Beskedsystemet


Beskedsystemet på et Områdenet fungerer på samme måde som beskedsystemet på en skoles intranet – blot kan man her vælge modtagere blandt brugerne af Områdenettet.

Det er vigtigt at klargøre sig, at beskedsystemet ikke er et mail-system. Der afsendes således ikke en mail til modtageren. Modtageren skal i princippet logge sig ind på Områdenettet og læse sine beskeder der. Men brugeren kan dog vælge at blive adviseret om, at der ligger beskeder på Områdenettet. Dette sker på skolens intranet via Admin > Mine indstillinger > Påmindelser, hvor man kan vælge at blive gjort opmærksom på ulæste beskeder vha. pop-up.

 


Når brugeren logger sig ind på sin skoles intranet vil der blive vist en pop-up som ovenstående.
Endvidere vil der på Min forside være vist, at der ligger ulæste beskeder til en:

 

Hvis man klikker på huskelistens link om besked på Områdenettet, vil man automatisk blive logget ind på Områdenettet og skifte til Områdenettets oversigt over modtagne beskeder.

Hvis man på skolens intranet vælger fanebladet Områdenet, vil man også her se en notits om, at der er besked på Områdenettet.

 

Adviseringsmails om beskeder til en bestemt type brugere


Der er en mulighed for, at man fra Områdenettets beskedsystem kan sende adviseringsmails om nye beskeder. Adviseringen er valgfri, og der sendes kun til brugere, som er oprettet direkte på Områdenettet. Importerede brugere vil ikke modtage adviseringsmails, da de i forvejen bliver adviseret ved hjælp af påmindelsesdialogen i skolens intranet. Adviseringsmailen viser ikke beskedens emne eller indhold, men gør blot opmærksom på, at der er en ny besked på Områdenettet. Derved bliver det muligt for fx skolepsykologer og sundhedsplejersker at følge med i, om der kommer nye beskeder, selv om de ikke har som daglig rutine at åbne Områdenettet.

 

Nyheder fælles for skolerne


Der findes på Områdenettet en ekstra kommunikationskanal, et RSS-feed, som primært er beregnet til distribution af information fra Områdenet til forældre og elever fordelt på flere skoler. Informati-onen distribueres via rss-feeds. Nyhedsfeedet skal dække et behov for, at man kan informere forældre og
elever i hele kommunen via Områdenettet.
På Områdenettet indskriver man nyhederne via Arkiv > NyhedsFeed som en slags opslag med titel.

 

Ved oprettelsen bestemmer man målgruppen og man kan også vedlægge et eller flere bilag samt angive et link til evt. ekstra information.

 

Et nyhedsfeed kan vises på forsiden af ForældreIntra, ElevIntra og på skoleporten. Det er skolerne
selv, der via valg af forsideelementet Nyheder fælles for skolerne på hhv. ForældreIntra, ElevIntra og Skoleporten bestemmer om nyhedsfeed-visningen skal aktiveres.
Rss-urlen til Nyheder fælles for skolerne kan også indsættes i en nyhedslæser

Når man ser nyhederne på et ForældreIntra ude på en skole bruges som standard titlen ’Nyheder fælles for skolerne’. Man kan på Områdenettet ændre denne overskrifts ordlyd ved at ændre på egenskaberne for de fælles nyheder (Se ill.). Her vælger man også, hvilke brugere på Områdenettet, der har ret til at udgive sådanne nyheder.


Her ses de fælles nyheder på et ForældreIntra – med en ændret titel.
 

 

Indhold fra andre skoler


Når man er logget ind på Områdenettet, kan man også se indhold fra andre skoler på Områdenettet via Samarbejde > Områdenettets skoler


Opslag på skolernes opslagstavler
Det er muligt at se opslagstavlerne på en anden skole på Områdenettet. I en valgboks vælger man skolen – og Områdenettet slår derefter op i skolens database og viser de aktuelle opslag fra denne skole.

Sammenlignelig brugerinformation
På samme måde kan man se SBI – den Sammenlignelige Brugerinformation – fra hver skole. I en valgboks vælger man skolens navn – og derefter vises SBI for denne skole.

Oversigt over skolebestyrelsen på de enkelte skoler
Man kan under Databaser > Skolebestyrelser finde en oversigt over skolebestyrelsesmedlemmerne på hver skole. Man vælger skolens navn – og Områdenettet kontakter skolens intranet og henter de nyeste data om skolebestyrelsens sammensætning. Man kan bl.a. se hvem der er formand og næst-formand – samt adresser.

Hvilke skoler er med på Områdenettet?
Man kan via Admin > Indstillinger > Vis skoler på Områdenettet se en oversigt over de skoler, der er med på et Områdenet. Man kan her se skoleforkortelserne, skolens navn og urlen på skolens intranet.