Når en elev skifter skole, vil der være et naturligt behov for at kunne kopiere elevens personlige data i SkoleIntra over til den modtagende skoles intranet. En sådan mulighed findes under Admin > Import/eksport > Udveksling af elevdata mellem skoler.

Følgende oplysninger indgår i udvekslingen af elevdata:

Man skal være opmærksom på, at videregivelse af elevens data forudsætter forældrenes udtrykkelige tilladelse. Det er den afgivende skoles pligt at indhente en sådan tilladelse, før man eksporterer elevens data.

Dataudvekslingen sker i to tempi:

Eksport og import af elevdata involverer mange transaktioner og er ganske belastende for serveren. Derfor bør man kun eksportere og importere elevdata i tidsrum, hvor serverne er mindre belastede, så de øvrige brugere generes mindst muligt af operationen. Tidsrummet fra kl. 14 - 16 anbefales. Det er en rigtig dårlig idé at gennemføre import og eksport af elevdata i spidsbelastningsperioden om morgenen, hvor der er mange brugere på systemet.

For at undgå misbrug af funktionen er der sat en begrænsning på, så man højst kan eksportere 40 elevers data om dagen. Hvis der er behov for at flytte mange elevers data, fx i forbindelse med skolesammenlægninger, skal man henvende sig til supporten, der har værktøjer, der er optimeret til masseflytninger.

Tidligere eksisterede der en mulighed for at udveksle elevdata ved at downloade data i form af en zip-fil, som kunne sendes til den modtagende skole. Denne mulighed er fjernet, da den var både belastende for systemet og mindre beskyttet mod misbrug.

Læs mere om

 

Eksport af elevdata

 

Når man vil eksportere elevdata i forbindelse med, at en elev skifter skole og har sikret sig, at elevens forældre har givet tilladelse til udlevering af elevens data, går man ind under Admin > Import/eksport > Udveksling af elevdata mellem skoler og vælger Eksporter en elevs data. Her skal man udpege den ønskede elev og skrive institutionsnummeret på den modtagende skole.

Når man klikker på OK, så pakkes elevens data i en fast struktur, som gemmes på en central server i et filafsnit, som den modtagende skole har adgang til.

SkoleIntra har ikke indbyggede funktioner, som automatisk gør den modtagende skole opmærksom på, at der findes elevdata på den centrale server, så denne information må videregives skriftligt eller mundtligt på anden måde.

Klikker man på linket Oversigt over eksporterede elevdata, ser man en oversigt over, hvad skolen har eksporteret, og hvem der har udført eksporten. Hvis data ikke længere findes på den centrale server, markeres eksporten med gråt i oversigten. Både den afgivende skole og den modtagende skole kan slette elevdata på den centrale server.

Eksport af elevdata logges. Ved at klikke på linket Log over eksporterede elevdata kan man se, hvornår og hvem der har eksporteret elevdata inden for de seneste 180 dage.

 

Import af elevdata

 


Når en skole har modtaget en ny elev, og vedkommende er oprettet i SkoleIntras elevkartotek, kan skolen importere denne elevs data fra den centrale server under forudsætning af, at den afgivende skole har eksporteret disse data.

På den modtagende skole går man ind under Admin > Import/eksport > Udveksling af elevdata mellem skoler og klikker på linket Oversigt over elevdata fra andre skoler.

I listen ses navnene på de elever, hvis data kan importeres fra den centrale server. Man importerer ved at klikke på elevens navn eller på ikonet . Herefter skifter man til følgende side, hvor man skal bekræfte, at man ønsker at importere. Det anbefales, at man sletter elevdata på den centrale server efter import.

Importen kan kun gennemføres, hvis der findes en elev med samme cpr-nummer på den modtagende skole som det cpr-nummer, der er tilknyttet datasættet på den centrale server.

Hvis man fortyder en import af elevdata, kan man gendanne databaserne, som de så ud før importen startede. Det gøres ved at klikke på linket Fortryd seneste import af elevdata.

Når man importerer elevdata fra en anden skole, bliver der sat en stjerne foran evt. lærerinitialer fra den afgivende skole for at adskille lærere på den afgivende og modtagende skole, som måtte have samme initialer.