Der kan importeres data om edbudstyr til PersonaleIntra fra en semikolonsepareret tekstfil. Denne fil kan fx. være dannet ud fra en liste i en anden database eller i et regneark.
I tekstfilen, der skal hedde UDSTYR.CSV, skal hver post i databasen være repræsenteret af en linie med felter adskilt af semikolon. Hvis et felt er tomt – eller ikke findes i den base, der eksporteres fra - skrives intet tegn. I nedenstående eksempel er der således ikke opgivet en placering:
Skærm;66-FVXR7;IBM;6332-67N/D;;2002
Tekstfilens 1. linie skal ikke indeholde feltnavne.
SkoleIntra håndterer to formater:
a) Reduceret format
Her skal hver linje i CSV-filen indeholde følgende 6 felter i denne rækkefølge:
Kategori;Serienummer;Fabrikat;Model;Placering;Anskaffelsesår
b) Fuldt format
Ved fuldt format medtages alle felter i udstyrsdatabasen. Hver linje skal indeholde 20 felter i denne rækkefølge:
Nr;Kategori;Type;Fabrikat;Model;Serienummer;Beskrivelse;Anskaffelsesår;Placering;Bemærkning;
Netværk;Licenser;Ekstra1;Ekstra2;Ekstra3;Ekstra4;Ekstra5;Kasseret;Kassationsgrund;Kassationsdato
Det fulde format giver mulighed for at eksportere udstyrstabellen, ajourføre data i en teksteditor og genindlæse de reviderede oplysninger i SkoleIntra.
For at eksportere udstyrsdata i et format, som kan genindlæses, skal man ind under Admin > Import/eksport > Eksport af data > Brugerdefinerede forespørgsler. Her skal man oprette en ny forespørgsel med dette indhold:
Når forespørgslen er gemt, kan man udtrække data og gemme resultatet som en semikolonsepareret csv-fil på egen computer.
Det er obligatorisk, at serienummeret er kendt på udstyr, som importeres, fordi serienummeret benyttes til identifikation af udstyret. Serienummeret benyttes til at afgøre, om der er tale om nyt udstyr, som skal tilføjes til SkoleIntra database, eller om det drejer sig om udstyr, som allerede findes i SkoleIntra.