Der kan importeres elevdata til PersonaleIntra fra en semikolonsepareret tekstfil. CSV-filen kan oprettes manuelt eller eksporteres fra et elevadministrationssystem som fx Ludus.

SkoleIntra kan håndtere tre formater af CSV-filer:

Format nr. 1 (begrænset format):

I tekstfilen, der skal hedde ELEVER.CSV, skal hver elev være repræsenteret af en linje med felterne (16 ialt) i denne rækkefølge:
Fornavn;Efternavn;Adresse;Postnummer/By;Fødselsdato;Klasse;Køn;Faderens_navn;Moderens_navn;
Faderens_arbejdstelefon;Moderens_arbejdstelefon;Telefon_Privat;Elevens_Email;Faderens_Email;
Moderens_ E-mail; Cprnummer

Hvis et felt er tomt – eller ikke findes i den base, der eksporteres fra - skrives intet tegn. I nedenstående eksempel er således ikke opgivet et telefonnummer på moderens arbejdsplads:

Jesper;Harzen;Kromai 15;6200  Aabenraa;09121998;03B;D;Christian Harzen;Frida Harzen;74621160;;74618405;[email protected];
[email protected];[email protected];091298-4321

Tekstfilens 1. linie skal ikke indeholde feltnavne eller header.

Format nr.  2 (udvidet format):

Version 2 er et udvidet format, der medtager flere oplysninger ved import. CSV-filen skal hedde ELEVER.CSV. Første linje skal indeholder følgende header: Import af elevdata version 2.0 fra CSV-fil, og hver linje af de efterfølgende linjer skal se ud som i eksemplet her:

Jacob;Nielsen;Skolevej 43, Østerby;5400 Nysted;0;17091998;1709989357;D;04a;;0;;;;Marianne;Skolevej 43, Østerby;0;
5400 Nysted;27631031;;0;98165200;;;Karl Nielsen;Skolevej 43, Østerby;0;5400 Nysted;22785511;;0;95526622;;;;;;;;;;;;

CSV-filen skal indeholde følgende 44 felter for hver elev:

 

Felt Beskrivelse
Elev Fornavn  
Elev Efternavn  
Elev Adresse  
Elev Postnummer/by  
Elev Adressebeskyttelse 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
Elev Fødselsdato Fødselsdato angives på formen:ddmmåå eller dd-mm-åååå
Elev CPR-nummer CPR-nummer på formen: ddmmååxxxx eller ddmmåå-xxxx.
Elev Køn D for dreng, P for pige
Elev Klasse  
Elev Mobiltelefon  
Elev_HemmeligtNr 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
Elev E-mailadresse  
ElevAndet Evt. ekstraoplysninger om eleven
ElevHold Streng med angivelse af de hold, som eleven er tilmeldt. Hold adskilles med /
KontaktPerson1 Navn Moderens fulde navn
KontaktPerson1 Adresse Moderens fulde adresse
KontaktPerson1 Adressebeskyttelse 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
KontaktPerson1 PostnummerBy Moderens postnummer og by
KontaktPerson1 Fastnettelefon Moderens fastnettelefon
KontaktPerson1 Mobiltelefon Moderens mobiltelefon
KontaktPerson1 Hemmeligt nummer 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
KontaktPerson1 Arbejdstelefon Moderens arbejdstelefon
KontaktPerson1 Emailadresse Moderens emailadresse
KontaktPerson1 Andet Evt. ekstraoplysninger om moderen
KontaktPerson2 Navn Faderens fulde navn
KontaktPerson2 Adresse Faderens fulde adresse
KontaktPerson2 Adressebeskyttelse 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
KontaktPerson2 PostnummerBy Faderens postnummer og by
KontaktPerson2 Fastnettelefon Faderens fastnettelefon
KontaktPerson2 Mobiltelefon Faderens mobiltelefon
KontaktPerson2 Hemmeligt nummer 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
KontaktPerson2 Arbejdstelefon Faderens arbejdstelefon
KontaktPerson2 Emailadresse Faderens emailadresse
KontaktPerson2 Andet Evt. ekstraoplysninger om faderen
KontaktPerson3 Navn Fulde navn på evt. 3. voksen
KontaktPerson3 Adresse Fuld adresse på evt. 3. voksen
KontaktPerson3 Adressebeskyttelse 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
KontaktPerson3 PostnummerBy Postnummer og by på evt. 3. voksen
KontaktPerson3 Fastnettelefon Fastnettelefon tilhørende evt. 3. voksen
KontaktPerson3 Mobiltelefon Mobiltelefon tilhørende evt. 3. voksen
KontaktPerson3 Hemmeligt nummer 0 for ikke-beskyttet, 1 for beskyttet
KontaktPerson3 Arbejdstelefon Arbejdstelefon tilhørende evt. 3. voksen
KontaktPerson3 Emailadresse Emailadresse tilhørende evt. 3. voksen
KontaktPerson3 Andet Evt. ekstraoplysninger om evt. 3. voksen

Hvis en oplysning mangler, skrives intet tegn imellem de to semikoloner, der omkranser feltet.

Format nr. 3 (TEA 02-format):

Normalt importeres elever fra TEA ved hjælp af  Import af elevdata fra UNI-Login. Importen fra UNI-Login medtager flest mulige oplysninger om hver elev til SkoleIntra. Kan import via UNI-Login af en eller anden grund ikke benyttes, er TEA 02-formatet et alternativ, idet SkoleIntra også kan indlæse data i dette format.

Ved manuel oprettelse af formatet skal man nedenstående i 1. linje.
CPR;Efternavn;Fornavn;Adresse1;Adresse2;PostnrBynavn;Tlf_hjem;Tlf_mobil;Tlf_Arb;Klassebetegnelse;Skolekode;SkoleBeliggenhedsKommune;SkoleTypeBetegnelse;FarCprnr;FarEfternavn;FarFornavn;FarTlf_hjem;FarTlf_mobil;FarTlf_Arb;MorCprnr;MorEfternavn;MorFornavn;MorTlf_hjem;MorTlf_mobil;MorTlf_Arb;Klassetrin;Skoledistrikt;Klassebetegnelse;Skolenavn;SkoleEjerforhold;Personkomkode;Komkod_sep_5;Alder;Husnr;Etage;Sidedoer;Vejnavn;Vejkode;

 

Og her er et eksempel på informtion om elev of kontaktpersoner:
1309989339;ElevEfternavn;ElevFornavn;ElevAdresse;;5400 Nysted;12345678;12345678;;04a;;;;2506791236;farefternavn;farfornavn;;12345678;;2606791290;morefternavn;morfornavn;;12345678;;;;;;;;;;;;;;
 

Sådan dannes en CSV-fil i TEA 02-format:

  1. Åbn TEA og gå ind i klasseregisteret.
  2. Marker alle klasser (CTRL+A) og højreklik på en af de markerede klasser.
  3. Vælg derefter Eksport > Eksporter til skoleformater.
  4. I et nyt vindue skal man herefter vælge filformatet TEA 02 og klikke Gem.
  5. Filen gemmes med filnavnet "tea02.csv"

I CSV-filen repræsenteres hver elev af en linje med følgende felter i den viste rækkefølge:

CPR-nr;Efternavn;Fornavn;Adresse1;Adresse2;PostnrBynavn;Tlf_hjem;Tlf_mobil;Tlf_Arb;Klassebetegnelse;
Skolekode;SkoleBeliggenhedsKommune;SkoleTypeBetegnelse;FarCprnr;FarEfternavn;FarFornavn;
FarTlf_hjem;FarTlf_mobil;FarTlf_Arb;MorCprnr;MorEfternavn;MorFornavn;MorTlf_hjem;MorTlf_mobil;
MorTlf_Arb;Klassetrin;Skoledistrikt;Klassebetegnelse;Skolenavn;SkoleEjerforhold;Personkomkode;
Komkod_sep_5;Alder;Husnr;Etage;Sidedoer;Vejnavn;Vejkode; 

Send CSV-filen til webserveren ved at vælge punkt 1: Send CSV-fil til webserveren. 

Når CSV-filen ligger på webserveren, kan oplysninger om eleverne importeres i PersonaleIntra ved at klikke på et af linkene i punkt 2. Her er der valgfrihed mellem en fuld opdatering eller kun at opdatere og tilføje nye elever.

Systemet laver automatisk en sikkerhedskopi af elevdata, før importen går i gang. Hvis importen mislykkes, kan man gendanne elevkartoteket som det så ud før importen, ved at gå til siden Admin > Import/eksport > Import af elevoplysninger og fortryde importen.