Når man vil importere elev- og forældredata, skal man starte med at vælge importkilde. Man kan vælge mellem:

Skolens valg af importkilde huskes fra gang til gang, så normalt behøver man kun foretage denne indstilling første gang.

Elevadministrationssystemerne Tabulex TEA og KMD Educa Elev overfører automatisk elevdata til en central server hos STIL. Det samme gælder UV-data. SkoleIntra kan importere data fra den centrale server, hvis skolen har givet tilladelse til, at STIL må overføre oplysningerne til itslearning. Det gøres i Brugeradministrationen. SkoleIntra kan herefter indlæse elevdata direkte fra den centrale server, så man slipper for først at downloade en fil, som senere skal uploades til SkoleIntra-serveren. Importen sker ved hjælp af en tjeneste, som kaldes WS17.

KMD Institution leverer oplysninger om børn i kommunens daginstitutioner og dagpleje til SkoleIntra. Disse oplysninger sendes  dagligt til til Intras centrale servere, men det er først, når man selv laver importen på intra via Admin > Import/Eksport > Elev- og forældreoplysninger, at børnene kommer ind på ens intra site.
Hvis et barn er oprettet i kmd, og f.eks. har en startdato som er d. 20/4, så vil dette barn kunne importeres til Intra fra d. 6/4, da der som standard er 14 dages buffer. Hvis et barn bliver slettet i kmd, så vil barnet ligeledes blive slettet 14 dage efter ophørsdato'en. Ønsker man at bufferen skal være noget andet end 14 dage, skal man kontakte supporten.
I importprocessen vil intra præsentere de børn som vil blive oprettet/slettet hvis man gennemfører importen.
Hvis man laver ændringer i KMD Institution, vil disse først slå igennem i næste dags import til SkoleIntra.

Andre administrative systemer som fx Dansk Skoledata, Edb-Brugsen, Diskos2 og NP Privatskole giver mulighed for at, skolerne kan generere en XML-fil, som sendes til STIL. Her bliver XML-filens data konverteret til et andet format og placeret på STILs centrale server, hvorfra SkoleIntra kan importere oplysningerne ved hjælp af WS17-tjenesten. OBS! Denne metode kan ikke importere efterskoleoplysninger fra EDB-brugsen.

Ved import af data fra den centrale server benyttes en udvidet snitflade. Det betyder, at oplysninger om UNI-Login brugernavn, Skolekomnavn og Skolekomadresse opdateres samtidig med, at oplysninger om elever og forældre opdateres.

Import fra Dansk Microsoftware og CSV-fil foregår på en mindre automatiseret måde.

Man finder importfunktionen under Admin > Import/eksport > Elev- og forældreoplysninger. Inden importen starter, kan man gennemse de data, som ligger på den centrale server. Man får en advarsel, hvis data på den centrale server af en eller anden grund er mere end 8 dage gamle eller ikke tilhører samme skoleår, som SkoleIntra er indstillet til.

SkoleIntra håndterer import fra skoler med flere institutionsnumre via WS17.

Ved import af elevdata har man følgende valgmuligheder:

SkoleIntra husker ovenstående valg fra gang til gang, så man ikke hver gang skal foretage de samme indstillinger, før man importerer elevdata.

Systemet laver automatisk en sikkerhedskopi af elevdata før importen går i gang. Hvis importen mislykkes, kan man gendanne elevkartoteket som det så ud før importen, ved at gå til siden Admin > Import/eksport > Elev- og forældreoplysninger og fortryde importen.

Tildeling af brugernavne til ForældreIntra sker vha. følgende algoritme:
Hvis den pågældende forælder i forvejen har et brugernavn til ForældreIntra i en anden klasse, benyttes samme brugernavn her. Er dette ikke tilfældet, dannes et nyt brugernavn på formen jenpet2, dvs. 3 tegn fra fornavn + 3 tegn fra efternavn + evt. et tal. Før dannelse af et brugernavn konverteres tegnene i for- og efternavn efter følgende skema:
 

 

                 a - z -->    a - z
  æ --> ae
  ø --> oe
  å --> aa
  é --> e
  ö --> o
  ü --> u
  ÿ --> y
  alle andre tegn    --> x

Efter indlæsning af elevdata og opdatering af oplysninger om eksisterende elever, vises en liste over indmeldte og udmeldte elever. Der er mulighed for at fravælge henholdsvis tilføjelse eller sletning af enkeltelever, hvis det ønskes.

Tommelfingerreglen ved import er, at hvis et felt er udfyldt i SkoleIntras elevkartotek, men der ikke findes nogen oplysning om det samme i elevadministrationsprogrammet, så opdateres feltet ikke. Hvis man fx har indtastet faderens arbejdstelefonnummer i SkoleIntra, men den pågældende oplysning mangler i elevadministrationsprogrammet, så bliver telefonnummeret ikke slettet ved import. Importen tilføjer altså nye oplysninger og opdaterer bestående oplysninger, hvis feltet er udfyldt i elevadministrationssystemet, men hvis oplysningen mangler i elevadministrationsprogrammet, ændres feltet ikke i SkoleIntra.

Ovenstående tommelfingerregel gælder dog ikke, hvis skolen har aktiveret webtjenesten Eksport af ændrede kontaktoplysninger. Hvis denne webtjeneste er aktiv, og elevadministrationsprogrammet regelmæssigt henter ændringer fra SkoleIntra, så etableres der en fuld synkronisering mellem SkoleIntra og elevadministrationsprogrammet. Det betyder, at det er underordnet, om tilføjelser, ændringer og sletninger foregår i SkoleIntra eller i det administrative program. Eksport/import-mekanismen sørger for at alle er ens i de to programmer.

Hvis en kontaktperson er oprettet ved import, vil vedkommende blive slettet automatisk, hvis han/hun ikke længere findes i de importerede data. Derved vil fx afdøde forældre automatisk udgå af SkoleIntras database. Ændringen berører ikke manuelt oprettede kontaktpersoner.

 

Import af hold

 

Hvis skolen importerer elev- og forældredata fra WS17-tjenesten, og dataleverandøren leverer holdoplysninger, vil der komme et link under Admin > Import/eksport > Elev- og forældreoplysninger, der giver mulighed for at importere hold.

Oversigten viser en liste over tilgængelige hold i importdata, og man kan se, hvor mange elever der er tilknyttet hvert hold.

Det er kun muligt at importere hold med et holdnavn på max 10 tegn, uden mellemrum og uden parentes.

Hvis der findes et hold med samme holdnavn i SkoleIntra, kan man også se hvor mange elever der er tilknyttet dette hold. Klikker man på holdnavnet, vises holdets elever i et pop-up-vindue, så man kan få overblik over, om det er hensigtsmæssigt at importere eller ej.

Det er muligt at lave en engangsimport af et hold, eller vælge at holdet automatisk skal opdateres, hver gang man laver en elevimport.

 

For at importere hold skal man markere de ønskede hold og klikke på knappen Importer markerede hold. Ved importen oprettes hold, som ikke allerede findes i SkoleIntra. For eksisterende hold erstattes allerede tilknyttede elever med elever fra importdata. Hold som kun findes i SkoleIntra berøres ikke af importen.

Importen sletter ikke automatisk hold. Hvis man ønsker at rydde op i holdlisten, skal det ske manuelt under Databaser > Elever > Hold.