Man kan importere data fra et regneark til klassekalenderen. Regnearket skal overholde visse specifikationer - et SkoleIntra-format for aktiviteter.
Det letteste er først at eksportere nogle klassekalenderdata til et regneark, idet man så automatisk får oprettet et regneark med det rette antal kolonner - og efterfølgende kan man så rette i disse data og tilføje nye aktiviteter - og importere regnearket igen.
Man eksporterer et regneark med klassekalenderdata ved at skifte til ElevIntra og log ind med den ønskede klasse. Under Klassen > Klassekalender kan man nu vælge fanebladet Eksport. Her kan man vælge punktet Eksportere aktiviteter til et regneark i SkoleIntras eget format. Gem regnearket på din egen computer - og derefter kan det åbnes.
Regnearket skal have følgende 10 kolonner:
VIGTIGT: Regnearkets første faneblad skal hedde ARK1. Første række skal indeholde feltnavne - som vist med gråt i ovenstående illustration.
| Aktivitet | Beskrivelse af aktiviteten. Max 255 tegn |
| Dato | Dato skal angives på formatet ååååmmdd. Præcis 8 cifre |
| Starttid | Starttidspunktet angivet på formatet tt:mm - ialt 5 tegn. Brug foranstillede nuller ved fx. 08:15. Brug 4 cifre delt med et kolon. |
| Slutttid | Sluttidspunktet angivet på formatet tt:mm - ialt 5 tegn. Brug foranstillede nuller ved fx. 09:15. Brug 4 cifre delt med et kolon |
| Klasse | Klassens navn - evt. med foranstillet nul: 05B. Det er muligt at blande aktiviteter fra flere klasser. En række kan således være en aktivitet for 08A, en anden række for 09A mens en tredje række kan være for flere klasser samtidig: 07A/08A/09A. Flere klasser samtidig angives med en skråstreg. Ex. 08A/08B/09A. Hvis man ikke angiver en klassebetegnelse ,vil man ved importen skulle vælge en klassebetegnelse, der så indsættes i dette felt. Klassebetegnelserne skal være oprettet i SkoleIntra i forvejen. |
| Deltagere | Initialer på den/de lærere, der deltager i aktiviteten. Flere deltagere angives med en skråstreg. Ex.: CL/BT/OW. Feltet kan være tomt. |
| Kategori | Hvilken kategori tilhører aktiviteten? Max. 50 tegn. En frit valgt betegnelse for aktivitetens kategori. Man bør tilstræbe at være konsekvent i sit valg af kategorier - så man bruger samme betegnelse for samme kategori. |
| Aktivitetstype | Aktivitetstype kan være enten Skole (gemmes som skoleaktivitet) eller Klasse (gemmes som en klasseaktivitet). Aktivitetstypen kan også være tom - i så fald importeres aktiviteten som en klasseaktivitet. |
| OprettetAf | Initialerne på den lærer, der opretter aktiviteten |
| Notat | Teksten - der er en fri tekst på op til ca. 65000 tegn - gemmes i den note, der er knyttet til aktiviteten. Indholdet skal være ren tekst uden diverse koder indlejret. Dvs. ikke HTML eller Word. |
Regnearket kan nu udfyldes med aktiviteter. Derefter gemmes det med navnet Klassekalender.xls.
- Via Admin > Import/eksport > Import af kalenderdata > Import af klassekalenderoplysninger fra Excel-regneark kan regnearkets data nu importeres til klassekalenderen.
- Send Klassekalender.xls til webserveren.
- Vælg den klasse som kalenderdata skal overføres til. Hvis de importerede data ikke indeholder klassebetegnelser, indsættes den valgte klasse automatisk - ellers vælges klassen/klasserne fra regnearket. Importer derefter kalenderdata fra regnearket.
- Efter en vellykket opdatering af kalenderen slettes regnearket automatisk af sikkerhedsgrunde. Ved evt. efterfølgende forsøg på import skal filen derfor sendes til webserveren igen.
Gentagne importforsøg giver ikke dubletter, idet identiske aktiviteter i så fald ikke importeres. En aktivitet anses for at være dublet hvis aktivitetens titel, dato, klasse og starttid og sluttid findes i databasen i forvejen. -
Hvis importen mislykkes, kan man gendanne personalekartoteket som det så ud før importen, ved at gå til siden Admin > Import/eksport > Import af kalenderdata og fortryde importen.