Importer personaledata fra regneark

Der kan importeres personaleoplysninger til PersonaleIntra fra et regneark i Excel-format.

Det forudsættes, at data gemmes i en Excel-fil ved navn LAERER.XLS, og at data findes på et ark heri med navn Ark1. Første række i arket skal ikke indeholde feltnavne.

 En række (post) i regnearket skal indeholde følgende felter i denne rækkefølge:

• Initialer
• Fornavn
• Efternavn
• Stilling
• Adresse
• Postnummer
• By
• Hjemmetelefon
• Mobilnr
• E-mailadresse

 Felter uden indhold – fx. mobiltelefon – skal blot være tomme.

Kopier Excel-filen til webserveren. Kopieringen sker lettest med den indbyggede send-funktion, som automatisk placerer filen i den rigtige mappe med henblik på import af lærerdata. Send-funktionen aktiveres fra siden Admin > Import/eksport > Import af personaleoplysninger. Vælg punkt 1: Send LAERER.XLS til server. 

Når Laerer.xls ligger på webserveren, kan oplysninger om lærere importeres i PersonaleIntra. 

Sæt importen i gang ved at vælge punkt 2: Opdater personalekartotek - og alle lærerdata opdateres: 

• Hvis der er sket adresseændringer ol. hos nogle ansatte, opdateres disse data. 
• Evt. fraflyttede lærere udskrives på en liste i PersonaleIntra - og man kan siden slette disse manuelt.
• Nytilkomne lærere får overført deres data til PersonaleIntra. 

Efter importen tilbydes man at slette filen LAERER.XLS. Dette anbefales for at sikre, at uvedkommende ikke kan få fat i regnearket med lærerdata.

Hvis importen mislykkes, kan man gendanne personalekartoteket som det så ud før importen, ved at gå til siden Admin > Import/eksport > Import af personaleoplysninger og fortryde importen.