Importfunktionen forudsætter, at billederne ligger i JPG-format. Den anbefalede billedstørrelse til fotos i personalekartoteket er 100 x 140 pixels. Hvis billederne er større, kan det betale sig at ændre størrelsen i et billedbehandlingsprogram, før de sendes til serveren. Det går hurtigere og belaster serveren og nettet mindre.
Hvis man omdøber billederne, før de sendes til serveren, så filnavnene er lig med medarbejdernes initialer, så kan der ske en automatisk sammenkædning mellem medarbejder og billede i forbindelse med importen. Hvis en medarbejder har initialerne AB, skal billedet af vedkommende omdøbes til AB.JPG før upload.
OBS. Sørg altid for at billedernes filnavne er unikke. Ellers overskrives eksisterende fotos ved upload.