PersonaleIntra kan indlæse skemaer fra KMD Matrix eller skemalægningsprogrammet  Ariane. Da importen pt. foregår på næsten samme måde, sker importen via samme brugerflade - og herunder er vejledningen opdelt for hhv. KMD Matrix og Ariane.

Vigtigt vedr. hold:
For at få vist importerede holdoplysninger korrekt, skal man i PersonaleIntra sikre sig, at følgende indstilling er sket: Admin > Tilpasning > Skematype. Her skal punktet ´Klasser og hold´ være indstillet til ´Klasse- og holdbetegnelser´

KMD Matrix

 For at importere skemaerne fra KMD Matrix skal man følge denne fremgangsmåde.

  • I KMD Matrix vælges  Funktioner > Eksport til UNI·C. Her dannes dannes eksportfilen Skemaer.txt.
  • Åbn importsiden i PersonaleIntra ved at vælge Admin > Import/Eksport - og vælg Importer skemaer. Nu skiftes til en side, hvor man kan foretage import fra KMD Matrix eller Ariane. 
  • Send filen Skemaer.txt til serveren med den indbyggede upload-funktion.
  • Under Tilret importerede hold og klasser kan man derefter sammenligne de holdinformationer, der findes i importfilen, med de holdoplysninger, der findes i Skoleintra. Læs mere om tilretning af hold herunder.
  • Under Importer skemaer tjekker Skoleintra hvilke skemaperioder, der findes i importfilen. I SkoleIntra oprettes en række skemaperioder af en uges varighed - og skemaerne fra Matrix importeres til disse. Selv om man i Matrix opererer med andre skemaperioder - fx. 1. og 2. halvår - så lægges skemaerne ind i perioder af en uges varighed. (Vi har valgt at gøre dette for at tilpasse importen fra Matrix til andre skemimporter i Skoleintra)
  • Man kan så vælge hvilke skemaperioder, man vil importere - og foretage selve importen.

Det er muligt at importere skemalektioner uden personale eller klasse. Man skal dog være opmærksom på, at en skemalektion for en klasse - uden angivelse af personale - ikke vil kunne vikardækkes i SkoleIntras vikarmodul.

Ariane

For at importere skemaerne, skal man følge denne fremgangsmåde:

  • Åbn den aktuelle skemalægning i Ariane.
  • Gå til Skemalægning > Udskriv, marker alle lærere og indstil parametrene som vist herunder.
 
  • Klik derefter på Opbyg htm skemaer. I en folder ved navn HTML gemmes alle skemaer i HTML-format samt i en importfil med navn TilSkoleIntraååååmmdd-ååååmmdd.txt. Datoerne angiver den skemaperiode, som man eksporterer. Det er kun importfilen TilSkoleintra.txt, der skal importeres til SkoleIntra.
  • Åbn importsiden i PersonaleIntra ved at vælge Admin > Import/Eksport - og vælg Importer skemaoplysninger fra Ariane. 
  • Send filen TilSkoleIntra.txt til serveren med den indbyggede upload-funktion.
  • Under Tilret importerede hold og klasser kan man derefter sammenligne de holdinformationer, der findes i importfilen med de holdoplysninger, der findes i Skoleintra. Læs mere om tilretning af hold herunder.
  • Under Importer skemaer tjekker Skoleintra hvilke skemaperioder, der findes i importfilen. I SkoleIntra oprettes en række skemaperioder af en uges varighed - og skemaerne fra Matrix importeres til disse. Selv om man i Matrix opererer med andre skemaperioder - fx. 1. og 2. halvår - så lægges skemaerne ind i perioder af en uges varighed. (Vi har valgt at gøre dette for at tilpasse importen fra Matrix til andre skemimporter i Skoleintra)
  • I importfilen Man kan så vælge hvilke skemaperioder, man vil importere - og foretage selve importen. 

Det er muligt at importere skemalektioner uden personale eller klasse. Man skal dog være opmærksom på, at en skemalektion for en klasse - uden angivelse af personale - ikke vil kunne vikardækkes i SkoleIntras vikarmodul.

 

Tilretning af hold inden import

Ved import af skema kan man overføre informationer om hold fra KMD Matrix eller Arianes importfil til SkoleIntra. Disse oplysninger skal måske tilrettes - idet der kan mangle oplysninger både i importfilen og i Skoleintra.

En forudsætning for en god og vellykket import er, at alle holdnavne er unikke. Man kan således ikke med succes importere tre hold, der hedder det samme!

Sådan behandles hold i SkoleIntras import
Hvis Skoleintra skal importere et hold, som findes både i importfilen og i Skoleintra,  benyttes holdbetegnelsen i skemaet. Dvs. at et hold som fx. 8årg bestående af klasserne 08A, 08B og 08C importeres som 8årg og vises i lærerens skema som 8årg. I 8As skema kan klassen se, at de skal have denne lærer.
 
Hvis et hold fra importfilen ikke findes i SkoleIntra, benyttes holdnavnet ikke ved import. I stedet lægges skemaoplysningerne ind for hver klasse. Ex.: Hvis holdet 8årg med klasserne 08A, 08B og 08C findes i importfilen - men ikke i SkoleIntra - så vælger Skoleintra at oprette et personaleskema, hvor den ansatte har hhv. 08A, 08B og 08C. Man får således en skemavisning i personaleskemaet med tre linier - en for hver klasse (frem for en mere kompakt visning med holdbetegnelsen). I 8As skema kan klassen se, at de skal have denne lærer.

Hvis der findes et hold uden klasseoplysninger i importfilen, lægges holdets navn ind på lærerens skema; men der sættes ikke klasser på. Dette bruges når man fx. vil sætte en støttelærer på en hel årgang uden at angive en specifik klasse. Ex. holdet AfdA er knyttet til en støttelærer. I importfilen er der ikke sat klasser på holdet AfdA. SkoleIntra importerer derfor lektionen til den ansattes skema med holdbetegnelsen AfdA; men disse timer figurerer kun på den ansattes skema og findes ikke i klassernes skemaer.

Holdoversigten
Når man vælger punktet Tilret importerede hold og klasser vises en oversigt over de informationer, der er i hhv. importfil og i SkoleIntra. I oversigten kan man se holdene markeret med baggrundsfarverne gul og grøn eller uden farve:

Hvis holdet findes i Skoleintra:
Hvis et hold med klasseoplysninger findes både i importfilen og i SkoleIntra, er der ingen speciel farvemarkering. Holdet er OK og vil kunne importeres i skemaet.

Hvis holdet ikke findes i Skoleintra:
Hvis der findes hold i importfilen med klasseangivelser - men holdet ikke findes i Skoleintra, er disse markeret markeret med grønt.

Hvis der findes hold i importfilen uden klasseangivelser, og holdet ikke findes i Skoleintra, forsøger Skoleintra ud fra holdets navn at gætte på klassesammensætningen. Fx. gættes på at holdet 4ab er dannet af klasserne 04A og 04B. Sådanne gæt er markeret med gult.

Angiv evt. klasser
Der er nogle holdnavne, hvis klassesammensætning Skoleintra ikke kan gætte. Disse hold er markeret med et link med teksten Angiv evt. klasser. Man kan klikke på dette link og oprette holdet med de rigtige klasser.  Holdet oprettes således i SkoleIntra. Man behøver nødvendigvis ikke at sætte klasser på alle holdbetegnelser. I ovenstående eksempel med AfdA, hvor man kun vil have holdnavnet til at figurere i personaleskemaet, behøver man ikke at angive klasser.

Autoopret
Man kan for alle hold, der har en passende klassesammensætning, automatisk få oprettet holdet i SkoleIntra. Klik på linket Autoopret hold. Man vil således kunne løbe oversigten igennem og klikke på Autotopret hold i alle gule og grønne rækker ud for alle de hold, hvor oplysningerne om klasser stemmer.

Hvis man senere vil ændre på disse hold og klasser skal man vælge Databaser > Elever > Hold.

Elever og hold
Ved oprettelsen af hold er det kun holdets navn og klassesammensætning, der oprettes. Man kan evt. selv senere angive, hvilke elever, der går på de enkelte hold. Dette sker i Databaser > Elever > Hold. Oplysningerne om holdets elever har ingen reel betydning for skemaet; men de kan benyttes andre steder i Skoleintra. Hvis man sætter elevnavne på et hold, kan eleverne også få vist individuelle skemaer.