Inden PersonaleIntra kan tages i brug, er det nødvendigt, at administrator eller en anden bruger indtaster en lang række data i intranettets databaser. Det samme gælder, når man skifter skoleår. Der skal indtastes oplysninger om skoleårets ferier og fridage. Det kan være nødvendigt at indtaste ugentlige reservationer af visse faglokaler, og der kan være brug for at oprette faste aktiviteter i aktivitetskalenderen, fx ugentlige teammøder ol.

Det ville være et stort arbejde at skulle indtaste disse mange oplysninger enkeltvis, men heldigvis er der hjælp at hente i PersonaleIntras muligheder for at masseoprette. Ved masseoprettelse kan man tilføje mange oplysninger i en håndevendig, men hvis man er uforsigtig, kan man også lave mange fejl på kort tid, som det vil være tidskrævende at rette op på bagefter. Derfor gemmer systemet automatisk en kopi af de berørte data, så man har mulighed for at tilbageføre ændringerne, hvis man fortryder.

Gå til masseoprettelsessiden ved at vælge Admin > Tilpasning >Masseoprettelse/massesletning og vælg:

Masseoprettelse af aktiviteter

 

Ved masseoprettelse af aktiviteter skal man give de samme oplysninger, som man plejer, når man opretter enkeltaktiviteter, nemlig tidsrum, aktivitet, kategori og klasse. Man skal anføre hvem der opretter aktiviteten, og om aktiviteten må optræde i en ekstern aktivitetskalender, der fx kan offentliggøres på skolens hjemmeside. Derudover skal man anføre startdato og slutdato for den ønskede periode. Datoer bør udpeges i kalenderen, så datoformatet passer til intranettet. Endelig skal man vælge, om aktiviteten skal optræde den valgte ugedag i hver uge i det anførte tidsinterval, eller om aktiviteten skal stå i aktivitetskalenderen hver eneste dag i perioden.

Når masseoprettelsen er gennemført, får man som kvittering en oversigt over de foretagne registreringer, så man kan se, om masseoprettelsen er udført, som man havde tænkt sig.
 

Masseoprettelse af aktiviteter med samtidig reservation af lokaler
Man kan under Koordination > Kalender vælge at masseoprette aktiviteter og man kan også reservere lokaler til aktiviteten i samme hug. Hvis man sætter et flueben ud for Reservation vil man efter oprettelsen af aktiviteten blive ledt videre til en ny formular, hvor man vælger et lokale samt de lektioner det skal bookes i. Man kan massereservere flere lokaler til samme aktivitet.
Hvis man sletter en masseoprettet aktivitet vil man i samme omgang kunne få slettet evt. reservationer. 

 

Masseoprettelse af reservationer

 Det kan være relevant at masseoprette reservationer i forbindelse med omlagt undervisning, eller hvis man ikke har indskrevet lokaleskemaer i PersonaleIntra. Eller hvis eksterne brugere skal råde over lokaler på skolen i bestemte tidsrum hver uge. Ved masseoprettelse af reservationer skal man angive start- og slutdato på perioden. Datoer bør udpeges i kalenderen, så datoformatet passer til intranettet. Man skal vælge mellem at reservere resursen hver dag i perioden eller én gang om ugen i det angivne tidsrum. Desuden skal man vælge, hvad der skal reserveres og hvem der udfører reservationen. Endelig skal man vælge hvilke lektioner, reservationen drejer sig om. Man kan booke op til 3 lektioner pr. dag.

Når masseoprettelsen er gennemført, får man som kvittering en oversigt over de foretagne registreringer, så man kan se, om masseoprettelsen er udført, som man havde tænkt sig. Hvis lokalet i forvejen er reserveret i en af de ønskede lektioner, vil det fremgå af listen, at det ikke har været muligt at gennemføre reservationen. Ved at klikke på et link i listen, kan man hurtigt skifte til bookingsystemet og undersøge, om der er alternative muligheder.
 

Ferier, fridage og skemafrie perioder

 

Når man opretter ferier, fridage og skemafrie perioder, skal man vælge en betegnelse fra valgboksen eller skrive det i tekstfeltet. Desuden skal man udpege start- og slutdato. Derefter gemmes oplysningerne i databasen. Ferier, fridage og skemafrie perioder vises automatisk i feriekalenderen og i aktivitetskalenderen. I reservationssystemet markeres datoen med en afvigende farve i ferier og skemaløse perioder. På skemafrie dage vises skemaet ikke i reservationssystemet.

Hvis man tilføjer en bemærkning til en ferie, bliver bemærkningen vist i feriekalenderen i både PersonaleIntra, ElevIntra og ForældreIntra. Bemærkningsfeltet kan fx bruges til at gøre opmærksom på SFOens åbningstider i ferien.
 

Massesletning af aktiviteter

 

Med denne funktion kan man hurtigt slette mange aktiviteter i aktivitetskalenderen på én gang. Massesletningen foregår ved hjælp af en guide i to trin. Først skal man indtaste oplysninger om de aktiviteter, som ønskes slettet. Man skal angive navn på aktiviteten, initialer på den bruger, som har oprettet aktiviteten, samt startdato og slutdato. Funktionen kan slette aktiviteter på faste ugedage eller hver dag i den angivne periode.

I næste trin vises en liste over alle aktiviteter oprettet af brugeren i den angivne periode. Aktiviteter, hvis navn svarer det indtastede, er på forhånd markeret. Der er mulighed for at tilføje eller fjerne markeringer, inden man klikker på Udfør massesletning for endegyldigt at slette markerede aktiviteter.
 

Massesletning af reservationer

 

Ved massesletning af reservationer kan man hurtigt slette mange reservationer i en bestemt lektion hver dag inden for en given periode eller i en bestemt lektion hver uge. Ved massesletning angiver man start- og slutdato samt oplysninger om de reservationer, der ønskes slettet: emne (dvs. lokale eller udstyr), initialer på den lærer, der har reserveret og nummeret på den lektion, der ønskes slettet. Funktionen egner sig især til sletning af masseoprettede bookinger, for den kræver, at oplysninger om emne, lærer og lektion er enslydende.
 

Massesletning af ferier, fridage og skemafrie perioder

 

Ved massesletning skal man vælge navnet på den periode, som ønskes slettet, samt start- og slutdato. Herefter vil funktionen slette alle oplysninger om fridage og flexdage i den angivne periode, og normalskemaet vil igen vises i reservationsskemaet.


Tilbagerulning

 

Før man masseopretter eller massesletter, gemmes en kopi af de berørte data i en skyggetabel. Hvis man fortryder sin handling kan man tilbagerulle ændringerne ved at genindlæse data fra skyggetabellen. Denne tilbagerulning skal dog helst ske hurtigt, efter at masseoprettelsen/massesletningen er foretaget, eftersom evt. ændringer i de berørte tabeller foretaget imellem masseoprettelse/massesletningen og tilbagerulningen vil gå tabt.