PersonaleIntra er kodeordsbeskyttet for at forhindre, at uvedkommende får adgang til fortrolige oplysninger. På siden Admin > Adgang har administrator mulighed for dels at ændre brugernes adgangskoder og rettigheder i SkoleIntra, dels at vedligeholde en database med oplysninger om elevers og læreres brugernavne til skolens netværk og til Skolekom.
Læs mere om mulighederne for

Adgangskoder til intranettet

PersonaleIntra er kodeordsbeskyttet for at forhindre, at uvedkommende får adgang til fortrolige oplysninger. For at logge ind skal man indtaste brugernavn og adgangskode.

Almindeligt login eller UNI-login: Skolen kan enten vælge at der skal anvendes almindeligt login, eller UNI-login, eller at begge dele kan anvendes. Dette defineres af administrator via Admin > Indstillinger > Log på / log af. Samme sted kan administrator ændre baggrunden i login-feltet, hvis der anvendes almindeligt login.
Hvis man 3 gange i træk forsøger at logge på intranettet med en ugyldig kode, spærres adgangen til intranettet for en periode. Spærringens varighed afhænger af en indstilling på webserveren, der fastlægger varigheden af en session, men man kan typisk forsøge igen efter et kvarter.

- Almindeligt login består af et brugernavn og en adgangskode. Brugernavnet er medarbejderens initialer i personalekartoteket, mens adgangskoden er et hemmeligt ord, som brugeren selv kan vælge. Man bør skifte adgangskode med jævne mellemrum for at beskytte intranettet mod misbrug.
 

Man ændrer sin personlige adgangskode under Admin > Adgang. Her skal man først indtaste den nuværende kode og dernæst den nye adgangskode. Adgangskoderne vises med stjerner i skrivefeltet, derfor skal den nye kode gentages for at sikre, at man har skrevet rigtigt.

 

Administrator kan indstille, om adgangskoders gyldighedsperiode skal være ubegrænset, eller kun i en begrænset periode fra 30 - 360 dage. Benyttes en begrænset levetid, bliver brugerne automatisk bedt om at vælge en ny adgangskode, når gyldighedsperioden er udløbet. Indstillingen foretages via Admin > Adgang > Brugernes koder og rettigheder på PersonaleIntra > Adgangskoders gyldighedsperiode. Administrator kan nulstille en adgangskode via Admin -> Adgangskoder -> Brugernes koder og rettigheder. Herefter kan brugeren logge på med standardbrugerkoden.
 
- UNI-Login er et centralt administreret login, som ikke kan redigeres via SkoleIntra. Adgangskoden kan altså ikke ændres i SkoleIntra. Ved anvendelse af UNI-Login kan brugerne logge ind med deres UNI-LoginID og -kode. UNI-Login giver øget sikkerhed og fælleslogin (SSO) til en række tjenester. SSO betyder, at når man er logget ind i PersonaleIntra, så har man automatisk mulighed for at skifte til Skoda, Skolekom, DR/skole, Elevunivers og en række andre tjenester, som benytter UNI-Login, uden at man skal logge ind igen og igen.

Standardbrugerkoden er den kode som brugerne skal anvende første gang, de logger ind i PersonaleIntra, eller efter at deres adgangskode er blevet nulstillet. Standardbrugerkoden kan ændres af administrator via admin > adgang > ændre standardbrugerkode. Standardbrugerkoden er ikke relevant hvis man anvender UNI-login, idet der allerede er tiknyttet en adgangskode til et UNI-login.

Administrator har adgang til alt på intranettet, og det er administrator, der definerer de øvrige brugeres rettigheder under Admin > Adgang. Administratorrettighed er en egenskab, som tildeles en eller flere brugere. Rettigheden tildeles af en nuværende administrator via Admin > Adgang > Tildel administratorrettigheder. For at logge ind som administrator skal man indtaste sikkerhedskoden, som er en ekstra sikring mod misbrug.

Sikkerhedskoden kan ændres via Admin > Adgang > Ændre sikkerhedskode til admindel. Sikkerhedskoden er den samme for alle administratorer. Når man logger ind uden at indtaste sikkerhedskoden, ses kun de dele af intranettet, som ikke kræver administratoradgang. 

Sikkerhedskoden kan desuden benyttes i de tilfælde, hvor en bruger af SkoleIntra har glemt koden til område inde i SkoleIntra. Dette gælder ikke for de private områder. Den kan f.eks. benyttes i disse områder; avisværkstedet(webavis) m.m. 
 

 

Brugernes rettigheder på intranettet

Brugernes rettigheder, og dermed det udvalg af menupunkter som ses af hver bruger, defineres i en personlig adgangsnøgle. Nøglen redigeres af administrator under Admin > Adgang > Brugernes koder og rettigheder på PersonaleIntra. Klik på Rediger ud for en enkelt medarbejder, for at se nedenstående nøgle:
 


 

Sikkerhedsgruppe kan vælges som en hurtig genvej til at ændre en brugers rettigheder, idet hver sikkergruppe rummer et på forhånd fastlagt mønster af rettigheder. Når nye brugere oprettes i PersonaleIntra, får de automatisk tildelt de rettigheder, som er tilknyttet brugergruppen "Almindelige lærere". I de fleste tilfælde vil disse adgangsmuligheder være tilstrækkelige, og man skal derfor kun ændre på en ny brugers rettigheder, hvis vedkommende skal have tildelt særlige beføjelser. De enkelte sikkerhedsgruppers rettigheder kan ændres af administrator under Admin > Adgang > Brugernes koder og rettigheder > Sikkerhedsgrupper:
 

En ændring i en sikkerhedsgruppes rettigheder ændrer automatisk rettigheder for eksisterende brugere, som er tilknyttet sikkerhedsgruppen.

Alternativt kan man redigere hver medarbejders rettigheder individuelt, ved at sætte flueben i relevante rettigheder.
 

Forklaring til rettigheder i PersonaleIntra:

Reservere lokaler og udstyr Alle brugere kan se reservationer under Koordination > Reservationer, men for at booke lokaler, apparater ol., skal man have denne rettighed.
Ændre aktivitetskalender Alle brugere kan se aktiviteterne i kalenderen under Koordination > Kalender, men for at oprette nye aktiviteter eller at ændre og slette bestående, skal man have denne rettighed.
Opslag på opslagstavlen Alle brugere kan læse opslag på opslagstavlen, men kun brugere, som har denne rettighed, kan tilføje nye opslag eller ændre og slette eksisterende. Det gælder for opslag i alle moduler.
Nyheder i nyhedsarkiv Alle brugere kan se nyheder i nyhedsarkivet, men for at kunne oprette, ændre eller slette nyheder skal man have denne rettighed. Nyhedsarkivet findes under Arkiv > Nyheder.
Oplysninger i personalekartotek Alle medarbejdere kan ændre oplysninger om sig selv i personalekartoteket under Databaser > Personale > Personalekartotek, men hvis en medarbejder har denne rettighed, kan vedkommende også ændre oplysninger om andre brugere.
Elevdata i elevkartoteket I elevkartoteket under Databaser > Elever > Elevkartotek kan man manuelt tilføje, ændre eller slette oplysninger om elever, hvis man har denne rettighed. Ellers kan oplysningerne kun læses
Uploade, omdøbe og slette dokumenter mm. Alle brugere kan læse dokumenter i dokumentarkiver og samlemapper, men der er ikke adgang til at tilføje, ændre eller slette dokumenter og dokumentskabeloner, med mindre man har denne rettighed.
Klasse-, lærer- og lokaleskemaer Hvis skolen benytter frit-redigerbare skemaer, skal medarbejderne have adgang til at ændre skemaerne. Det kræver, at de har denne denne rettighed.
Ændre mødedagsaftaler Denne rettighed giver adgang til at ændre mødedagsaftaler under Admin > Tilpasning > Aktivitetskalender.
Resurselærere og interne kurser Denne rettighed styrer adgang til at ændre oplysninger om resurselærere og interne kurser under Koordination > Skolebiblioteket.
Skolebibliotekets kalender og databaser Denne rettighed giver adgang til at tilføje, ændre eller slette oplysninger i skolebibliotekets område under menupunktet Koordination > Skolebiblioteket, herunder skolebibliotekets koordineringskalender, aktiviteter, nyhedsbreve og ugeudlån.
Oplysninger i databaser over UV-materialer Alle medarbejdere kan søge oplysninger om UV-materialer under Databaser > UV-materialer, men kun brugere med denne rettighed kan tilføje nye materialer eller ændre og slette eksisterende.
Benytte indbyggede postlister Normalt har kun administrator adgang til postlisterne under Admin > Postlister. For at andre kan få adgang til de indbyggede postlister, skal de have denne rettighed.
Oplysninger om SFO For at få adgang til PersonaleIntras værktøjer vedr. skolefritidsordningen i menuen Koordination > SFO, skal man have denne rettighed.
Oplysninger i kartoteket over edb-udstyr Kun brugere med denne rettighed har adgang til at tilføje oplysninger om nyt edb-udstyr eller ændre og slette eksisterende oplysninger under Databaser > Edb-udstyr. Andre brugere kan kun læse.
Benytte samarbejdsværktøjer Brugere med denne rettighed har adgang til værktøjerne i menuen Samarbejde, herunder klasselog, logbog, dagbøger, uv-planer, årsplaner mm.
Oplysninger om skolebestyrelsen Brugere med denne rettighed har adgang til at tilføje, ændre eller slette oplysninger om skolebestyrelsesmedlemmer under Databaser > Forældre > Skolebestyrelsen.
Administrere debatforum Alle brugere kan deltage i debatten i PersonaleIntras debatforum under Samarbejde > Debatforum, men kun brugere med denne rettighed kan oprette, ændre eller slette debatrum samt slette uønskede indlæg.
Masseoprettelse / massesletning Denne rettighed styrer adgang til at masseoprette eller masseslette mange oplysninger ad gangen. Det gælder bl.a. ved reservationer og i kalenderen.
Manuel ændring af grundskema Hvis andre end administrator skal have adgang til at ændre oplysninger i grundskemaet under Admin > Skemaer > Rediger grundskema, så skal de have denne rettighed.
Import og eksport af data til og fra PersonaleIntra Hvis andre brugere end administrator skal have adgang til at importere data fra eksterne systemer under Admin > Import/eksport, skal man give dem ret til det her.
Oplysninger fra kontoret Denne rettighed styrer, hvem der har adgang til mulighederne under menupunktet Admin > Fra kontoret. Skolens ledelse og administration skal normalt have denne rettighed.  OBS. Adgang til vikarskemaer kræver en speciel rettighed.
Ændre vikarskemaer Den eller de personer, som skal have adgang til at vikardække under Admin > Fra kontoret > Vikarskemaer, skal have denne rettighed.
Tilpasse emner, der kan reserveres Hvis andre end administrator skal kunne tilføje lokaler eller apparater ol., som kan reserveres i reservationssystemet, så skal de have denne rettighed.
Ændre gårdvagtsskemaer Personer, som skal have adgang til at ændre gårdvagtsskemaer under Admin > Tilpasning > Gårdvagter, skal have denne rettighed. Brugere, som kan ændre skemaer eller påsætte vikarer, har automatisk adgang til også at ændre gårdvagtsskemaer uanset denne indstilling.
Adgang til skema-menu Hvis andre end administrator skal have adgang til at ændre skemaoplysninger under Admin > Skemaer, så skal de have denne rettighed.
Adgang til ElevIntra-menu Kun brugere, som har denne rettighed, har adgang til at administrere ElevIntra, idet menupunktet Admin > ElevIntra ellers vil være skjult.
Adgang til Skoleport-menu Kun brugere, som har denne rettighed, har adgang til at administrere Skoleporten, idet menupunktet Admin > Skoleporten ellers vil være skjult.
Adgang til ForældreIntra-menu Kun brugere, som har denne rettighed, har adgang til at administrere ForældreIntra, idet menupunktet Admin > ForældreIntra ellers vil være skjult.
Adgang til Infokiosk-menu Kun brugere, som har denne rettighed, har adgang til at administrere Infokiosk, idet menupunktet Admin > Infokiosk ellers vil være skjult.

 
Sessionslængden er tallet i feltet oppe til højre. Tallet er det antal minutter en bruger kan være inaktiv på systemet, uden automatisk at blive logget af. Medarbejdere med eget kontor og computer kan have en interesse i at have en lang sessionslængde, så det er muligt at have PersonaleIntra stående åbent uden at skulle logge ind igen og igen. Almindelige brugere derimod bør have en forholdsvis kort sessionsvarighed for at mindske belastningen af serveren og risikoen for misbrug. Sessionslængden opgives i minutter.
 
 

Brugernavne til skolens netværk og til Skolekom

Intranettet rummer en database over elever og læreres brugernavne på skolens netværk samt brugernavne og adgangskoder til Skolekom. Der kan være forskellige holdninger og traditioner på de forskellige skoler mht. registrering af brugernavne og adgangskoder. Denne database er derfor tænkt som et tilbud til skolens systemansvarlige, som kan vælge at bruge den eller lade være efter. Hvis elevernes brugerID og koder til Skolekom er registreret her, vil oplysningerne give eleverne direkte adgang til deres personlige postkasse på Skolekom fra Elevintra.

Databasen er placeret under Admin > Adgang, fordi den rummer fortrolige oplysninger, som kun administrator må kunne få adgang til. 

Databasen er delt op i fire afdelinger:

Inden for hver afdeling er der mulighed for at søge oplysninger om en bestemt bruger i form af oversigtslister og/eller søgesider eller at tilføje, ændre og slette oplysninger om brugerens adgangskoder.
 
Administration af elevoplysninger
I databasen over elevernes adgangskoder foregår redigeringen af adgangskoder mm. i dette skema:
 
 
Man kan oprette nye elever direkte i denne del af intranettet som et alternativ til den normale vej over Databaser > Elever. De fleste oplysninger i skemaet er selvforklarende. Afkrydsningsfeltet nederst i skemaet kan benyttes, hvis skolen har en politik omkring offentliggørelse af oplysninger om eleverne. En markering viser, at denne elevs forældre har givet tilladelse til, at skolen må offentliggøre navnet på eleven, billeder af eleven, elevproduceret materiale eller lignende på elevintranettet eller på skolens hjemmeside.
Man kan udskrive huskesedler med elevernes brugernavne, adgangskoder og skolekomoplysninger på almindeligt A4-papir eller på selvklæbende etiketter af mærket Avery DL7163 eller tilsvarende (7 x 2 pr. ark).
Læs mere om PersonaleIntras håndtering af offentliggørelse af billeder af eleverne her.
 
Administration af læreroplysninger
I skemaet til ajourføring af lærernes adgangskoder er der ikke helt så mange felter, for det er ikke muligt at oprette nye medarbejdere direkte herfra. Her indskrænker mulighederne sig til at vælge en medarbejder fra en liste og derefter ajourføre oplysningerne om vedkommendes brugernavne til netværk og Skolekom. 
 
Klasseadgangskoder
På nogle skoler bruger man fælles adgangskoder til skolens netværk på visse klassetrin i stedet for at give alle elever personlige adgangskoder. Sådanne fælles klassekoder kan administreres herfra. Man vælger en klasse og har mulighed for at indtaste brugernavne og adgangskoder til netværk og Skolekom samt oplysninger om klassens evt. e-mail adresse og fælles hjemmeside.
 
Adgang for UNI-C Support
Her kan man give tilladelse til, at UNI-C Support får adgang til skolens intranet med administratorrettigheder uden om den sædvanlige adgangsstyring i forbindelse med supportsager, og uden at supporterne skal have oplyst en navngiven brugers adgangskode. Listen over personer, som kan få adgang via servicemenuen, vedligeholdes løbende af UNI-C. Personer på denne liste godkendes ved hjælp af UNI-login, før de får adgang til intranettet. Skolen kan til hver en tid åbne eller lukke for adgang via servicemenuen ved at ændre markeringen i felterne herunder. I log over supportadgang kan skolen følge med i, hvem der har benyttet serviceadgangen.