I disse databaser finder du oplysninger, som kan være nyttige, hvis du skal i kontakt med elevernes forældre, skolebestyrelsesmedlemmer eller personer, som har stillet sig til rådighed for skolen som gæstelærere eller lignende. Der er følgende indgange til oplysningerne:


Forældre og andre kontaktpersoner

Her ses en liste over forældre og andre voksne, som er tilknyttet skolens elever. Listen indeholder navn, adresse og telefonnummer på alle voksne. Listen vises sorteret efter fornavn, men der er mulighed for at søge efter en kontaktperson at klikke på ikonet . Klikker man på navnet på en kontaktperson, ser man hvilke elever, vedkommende er tilknyttet.

På de fleste skoler importeres oplysninger om forældre ved import fra elevadministrationssystemet, men man kan også manuelt tilføje, ændre eller slette oplysninger om kontaktpersoner, og man kan manuelt sammenknytte voksne og børn ved at klikke på .

Hver elev kan være tilknyttet et ubegrænset antal voksne. Relationen kan frit navngives. Som standard har man relationerne mor, far og tredje voksen, men der er mulighed for at indskrive andre betegnelser som fx plejemor, bedstefar eller sagsbehandler.

Ved fastlæggelse af relationer markerer man, om den pågældende kontaktperson skal være synlig for elever og forældre henholdsvis ElevIntra og ForældreIntra. Desuden markerer man, om kontaktpersonen har forældremyndighed over barnet. Uden forældremyndighed vil kontaktpersonen ikke få adgang til elevens kontaktbog i ForældreIntra.
 


Kontaktoplysninger

Vælg Databaser > Forældre > Kontaktoplysninger. Så får du adgang til oplysninger om, hvordan man kommer i kontakt med en elevs forældre eller kontaktpersoner. Siden er beregnet til hurtige opslag, fx i tilfælde af sygdom, hvor en lærer får akut brug for at ringe til elevs forældre. Hvis man ønsker at udskrive telefon- og adresselister, findes der et bedre værktøj i værktøjskassen.

Skolen kan vælge en eller flere brugere i PersonaleIntra, som automatisk vil få tilsendt besked, hver gang forældre ændrer telefonnummer eller e-mailadresse i ForældreIntra. På en typisk skole vil det være skolesekretæren, der skal modtage sådanne beskeder, så vedkommende kan ajourføre kontaktoplysningerne i skolens elevadministrationssystem.

Se under Admin > ForældreIntra > Administration > Besked om kontaktoplysninger.

Når elevdata (herunder forældreoplysninger) bliver importeret til SkoleIntra, vil de eksisterende oplysninger i SkoleIntra blive opdateret, hvis det tilsvarende felt i elevadministrationssystem er udfyldt - også hvis oplysningerne ikke er ajourførte.
Hvis feltet i administrationsprogrammet derimod er blank, overskrives de eksisterende oplysninger i SkoleIntra ikke.
Det giver mulighed for at beholde forældres rettelser af e-mailadresser og telefonnumre i Skoleintra uden, at disse nødvendigvis skal indtastes i elevadministrationsprogrammet også.


Forældrebank

Under Databaser > Forældre > Forældrebank findes en forældrebank. Forældrebanken er tænkt som en hjælp til at registrere og fastholde oplysninger om forældre, som stiller sig til rådighed for skolen som gæsteinstruktører eller ved virksomhedsbesøg. Ud over oplysninger om de pågældendes navne og adresser mm. registreres de emner, som vedkommende kan fortælle om ved hjælp af emnetitel, beskrivelse, nøgleord og aldersgruppe på de elever, som vil kunne udnytte kontakten.

Forældre kan selv tilmelde sig forældrebanken i ForældreIntra og ajourføre oplysningerne, men skolens medarbejdere kan også indtaste oplysningerne, hvis det skønnes mere hensigtsmæssigt.


Skolebestyrelsen

Man åbner databasen over skolebestyrelsens medlemmer ved at vælge Databaser > Forældre > Skolebestyrelsen. Man får derved en liste over skolebestyrelsesmedlemmer med navne, adresser, telefonnumre samt funktion i bestyrelsen. Man kan klikke på et navn for at åbne en side med detaljerede oplysninger om et medlem.



Brugere, som har rettigheder til at ændre oplysningerne om skolebestyrelsen, vil se dette ikon . Klik på ikonen for at få adgang til en side, hvor man kan ajourføre oplysningerne. 

Når man opretter nye skolebestyrelsesmedlemmer, kan man med fordel udpege dem i valgboksen "Udpeg medlem" i stedet for at skrive oplysningerne ind manuelt. Valgboksen indeholder navne på alle forældre, skolens medarbejdere og de elevrådsmedlemmer, som er registreret i SkoleIntras oversigt over elevrådsmedlemmer.

Når man opretter et nyt medlem ved at udpege en person i valgboksen, overføres oplysninger om navn, adresse, telefonnumre mm. automatisk fra SkoleIntras databaser, så man slipper for at indtaste oplysningerne manuelt. Derved opnår man også, at den pågældendes brugernavn/adgangskode til ForældreIntra genbruges til Skoleportens redigeringsdel. Redigeringsdelen er en dynamisk side i Skoleporten, hvor skolebestyrelsesmedlemmer kan vedligeholde oplysninger om sig selv, styre indholdet af et dokumentarkiv og meget mere.

Man kan ændre indstillinger for offentliggørelse af persondata i Skoleporten ved at klikke på ikonen . Navn og funktion kan ikke fravælges, men de øvrige oplysninger er valgfrie.

For at aktivere skolebestyrelsens redigeringsdel i Skoleporten skal man først åbne for adgang til den pågældende dynamiske side under Admin > Skoleporten > Dynamiske sider. Dernæst skal man under Admin > Skoleporten > Menupunkter og links oprette et menupunkt i Skoleportens hovedmenu ved navn Skolebestyrelsen med en dokumentmappe af samme navn. Under dette menupunkt kan man oprette et link til den dynamiske side Skolebestyrelsens redigeringsdel. Det kan fx se således ud i Skoleporten:
 


Hvis man klikker på linket Skolebestyrelsens redigeringsdel, møder man en loginside, hvor skolebestyrtelsesmedlemmet skal indtaste det brugernavn og den adgangskode, som vedkommende er blevet tildelt i databasen over skolebestyrelsesmedlemmer, som findes i PersonaleIntra under Databaser > Forældre > Skolebestyrelsen. Skolebestyrelsesmedlemmer har adgang til følgende punkter i skolebestyrelsens redigeringsdel:
 


Det er uhensigtsmæssigt, at elev- og medarbejderrepræsentanter i skolebestyrelsen modtager beskeder, som er sendt til dem i egenskab af skolebestyrelsesmedlemmer, i skolebestyrelsens redigeringsdel. Derfor er der mulighed for at omdirigere beskeder direkte til deres indbakker i henholdsvis ElevIntra og PersonaleIntra. Forudsætningen er, at man markerer feltet "Indbakke" ved oprettelse af skolebestyrelsesmedlemmer under Databaser > Forældre > Skolebestyrelsen. For eksisterende medlemmer kan man aktivere omdirigering af beskeder til skolebestyrelsesmedlemmernes personlige indbakker ved at klikke på rediger-ikonet og vælge den ønskede indbakke.
 
Man kan offentliggøre skolebestyrelsens aktiviteter på Skoleporten, hvis Informativ forside er valgt under Admin > Skoleporten > Forsidetype. Vælg Koordination > Kalender. Tilføj ny aktivitet ved at klikke på Tilføj ikonet. På næste side vælger du Skolebestyrelse udfor Kategori. For at få vist aktiviteten på Skoleporten, skal du sætte flueben udfor Vises også i Skoleporten:

 


Kontaktforældre

Med ordet kontaktforældre forstås i denne sammenhæng forældre, som er valgt på et forældremøde til at være bindeled mellem klassens forældre og skolebestyrelsen. Kontaktforældre deltager som regel i orienteringsmøder arrangeret af skolen eller skolebestyrelsen. 

Man kan oprette en liste over kontaktforældre under Databaser > Forældre > Kontaktforældre.

Kontaktforældre har adgang til et specielt område i ForældreIntra, hvor de finder dokumenter af særlig interesse for kontaktforældre, og hvor de kan deltage i debatter med skolebestyrelsen. Kontaktforældre har mulighed for at sende beskeder til kontaktforældre fra andre klasser i ForældreIntras beskedsystem.

Kontaktforældrenes område administreres af skolebestyrelsen fra Skolebestyrelsens redigeringsdel. Kun brugere med adgang til redigeringsdelen kan lægge dokumenter ind i kontaktforældremappen.
 


Klasse- eller forældreråd

Under Databaser > Forældre > Klasse- eller forældreråd finder man en lille database over forældre, som er valgt ind i  fx forældreråd, klasseråd, festudvalg og lignende. Her kan man for hver klasse registrere et ubegrænset antal medlemmer med angivelse af navn, funktion og periode. Under funktion kan man angive, hvad den pågældende er medlem af, og i feltet periode kan man registrere, hvornår vedkommende blev valgt til posten, og hvornår medlemmet er på valg igen.

Listen over medlemmer af diverse råd kan vises i Skoleporten og i ForældreIntra.