Det kan til tider være rart for administrator at vide, hvordan intranettet bruges - og måske især om det forsøges misbrugt. Alle adgangsforsøg til PersonaleIntra kan derfor registreres i en log.
Når en bruger logger ind, kan PersonaleIntra gemme dato og tidspunkt, brugernavn, anvendt kodeord og computerens IP-adresse i en log. Det registreres samtidig, om login-proceduren lykkedes eller mislykkedes. Logdata slettes automatisk efter 90 dage.
Af hensyn til det historiske overblik gemmes antallet på månedsbasis, så man kan følge udviklingen i brugen af PersonaleIntra over tid. Disse statistiske data forbliver i systemet, når logdata slettes.
Det er kun administrator, der har adgang til at se logdata. Via Admin > Logfil fås adgang til en menu med følgende muligheder:
Log over godkendt adgang viser en oversigt over alle de gange brugerne har fået adgang til PersonaleIntra. Man kan se tidspunkt, dato, brugernavn, status og IP-adressen.
Log over mislykket adgang viser en oversigt over alle de gange en bruger ikke har fået adgang til PersonaleIntra. Grunden til dette er oftest, at kodeordet ikke har været rigtigt - eller at brugernavnet ikke kendes af PersonaleIntra. Denne facilitet kan bruges til at spore forsøg på misbrug af PersonaleIntra. Hvis der findes mange mislykkede forsøg fra den samme IP-adresse, kunne det tyde på, at en uvedkommende forsøger på at gætte sig til en kode.
Statistik over brugen af PersonaleIntra de seneste 90 dage tæller op, hvor mange gange hvert brugernavn har logget ind på PersonaleIntra. Denne oversigt kan bruges til at sige noget om brugermønsteret. Hvem bruger PersonaleIntra mest - og er der nogle, der slet ikke bruger det, og som måske har behov for vejledning i, hvordan man kommer i gang.
Ved at klikke på den enkelte brugers navn i denne oversigt kan man få vist brugerens samlede brug af PersonaleIntra måned for måned i et søjlediagram.
Samlet oversigt over alle besøg i PersonaleIntra viser alle brugernes samlede brug af PersonaleIntra måned for måned.
Hvis skolen vælger at køre en log over brugen af PersonaleIntra, bør man informere brugerne om, at det sker, og om hensigten med registreringen. Hvis man ikke ønsker at logge brugernes adgang til SkoleIntra, så slår man bare registreringen fra ved at fjerne krydset ud for Gem oplysninger om brugen af PersonaleIntra i en log.
Log over adgang til områder med følsomme data
Ud over den valgfri log over brugen af SkoleIntra finder der også en helt automatisk logning sted af brugen af de visse områder af PersonaleIntra, nemlig elevplaner, udviklingsplaner, klasselog, gruppemapper og logbøger. Grunden til at gruppemapperne er omfattet af denne automatiske log, er at nogle skoler anvender gruppemapper i samspil med klasseloggen.
Denne logning er foranlediget af Datatilsynets krav om log over adgang til databaser, der kan rumme personfølsomme oplysninger. Loggen kan ikke slås fra. Noter i loggen slettes automatisk efter 180 dage.