I personalekartoteket registreres oplysninger om medarbejderens initialer, stilling, navn, adresse, telefonnumre, e-mail adresse og evt. personlig hjemmeside. Desuden kan der evt. tilknyttes et portrætfoto og en beskrivelse af vedkommendes specialer. Oplysningerne i personalekartoteket bruges mange steder i PersonaleIntra, og der er mulighed for at trække data fra denne database til præsentationer, adresselister, telefontavler mm. i ElevIntra og på Skoleporten.

Der er mulighed for at importere lærerdata fra en række administrative programmer. Det er af hensyn til datakvaliteten ofte nødvendigt kun at lade ganske få personer ajourføre data i personalekartoteket. Hvis man importerer data fra et skoleadministrationsprogram, er det ofte skolesekretæren, der ajourfører dette - og ved en import opdateres Skoleintras personalekartotek.

Hvis skolen selv indtaster personaledata, skal der som minimum anføres initialer, fornavne og efternavne på alle lærere, for at PersonaleIntra kan virke efter hensigten. Administrator har mulighed for at forbeholde retten til at redigere i personalekartoteket til administrator selv, til kontoret eller til særlige superbrugere, hvis man ikke ønsker at give fri adgang til kartoteket til alle brugere - hvilket også er muligt; men det er altså ikke altid hensigtsmæssigt.

Intranettets oplysninger om skolens personale kan anskues på forskellige måder:

Selve personalekartoteket

Man åbner personalekartoteket ved at vælge Databaser > Personale og derefter klikke på henvisningen Personalekartotek. På en ny side vises en liste over alle medarbejdere med initialer og navne. Man kan klikke på initialerne for at hente oplysninger om medarbejderne. Hvis administrator har givet brugeren rettigheder til at ændre personaleoplysningerne, vil listen også indeholde disse ikoner:
 

Tilføj  ny medarbejder
Rediger oplysninger
Indstil kriterier for offentliggørelse
Slet en medarbejder

Hvis man vælger at angive den ansattes fødselsdag, vil der automatisk kommet et flag og et tillykke i PersonaleIntras opslagstavle på dagen. Der vises dog kun et flag på opslagstavlen, hvis man ikke samtidig har aktiveret forside-elementet "Medarbejdernes fødslesdage".

Administrator kan give en medarbejder nye initialer under Databaser > Personale > Personalekartotek

Det anbefales at indtaste medarbejdernes CPR-numre i personalekartoteket. Nogle skoler tilbyder indlogning i ForældreIntra med digital signatur. Personalet kan kun udnytte denne mulighed, hvis medarbejderens personnummer lægges ind i SkoleIntras personalekartotek. For at forhindre misbrug gemmes CPR-nummeret i krypteret form i SkoleIntras database, og det bliver derfor ikke vist i læsbar form.

Adgang til

I personalekartoteket kan administrator angive, om en medarbejder skal have adgang til henholdsvis PersonaleIntra, ElevIntra og ForældreIntra. På nogle skoler vil det fx være ønskeligt at lukke af for visse medarbejdergruppers adgang til ElevIntra.

Offentliggørelse af persondata

Oplysninger i personalekartoteket bliver brugt internt i PersonaleIntra. Oplysningerne kan også vises i ElevIntra og ForældreIntra samt i Skoleporten, hvis den ansatte giver sin tilladelse til det. Initialer, navne og stillingsbetegnelser vil dog altid være offentligt tilgængelige.

Alle ansatte kan ændre indstillinger for offentliggørelse af egne data ved at klikke på ikonen i personalekartoteket. Administrator og evt. lærere med adgang til at redigere personalekartoteket kan ændre offentliggørelseskriterierne for alle medarbejdere. Det kan fx være skolesekretæren, der får denne beføjelse. Man skal dog være klar over, at ifølge persondataloven må personlige oplysninger som fx adresse og telefonnummer kun offentliggøres med den ansattes skriftlige accept.

Blokere for beskeder fra bestemte afsendere

En medarbejder kan vælge at blokere for beskeder fra bestemte elever og/eller forældre. Hos de blacklistede personer optræder medarbejderens navn ikke i listen over modtagere, som de kan sende beskeder til. Blokeringen foretages ved at klikke på ikonen i personalekartoteket. Her vælger man de personer, som man ikke ønsker at modtage beskeder fra. Valget foregår ved hjælp af en plukliste. Elever og forældre vil dog altid kunne svare på modtagne beskeder, uanset om afsenderen har blacklistet modtageren. 

Det anbefales, at de medarbejdere, som er SkoleIntra-administratorer, logger ind med egne initialer og deres personlige adgangskode. Ved derefter at indtaste sikkerhedskoden får disse personer administrator-rettigheder. Hvis der i personalekartoteket er en fiktiv administratorbruger, fx kaldet ADMIN, bør man slette denne bruger, efter at man har tildelt administratorrettigheder til eksisterende brugere under Admin > Adgang > Tildel administratorrettigheder.
 

Lister og skemaer

Intranettet giver adgang til en række andre oplysninger om personaleforhold i form af lister og skemaer. Vælg Databaser > Personale og klik på den ønskede henvisning:

Adresser og telefonnumre

En liste over personalets navne, adresser og telefonnumre genereres automatisk ud fra oplysningerne i personalekartoteket og giver hurtig adgang til disse oplysninger. Hvis man ønsker at udskrive en telefontavle over skolens ansatte, findes der et bedre værktøj i værktøjskassen.

E-mail adresser

Her danner PersonaleIntra automatisk en liste over lærernes e-mail adresser med mulighed for at starte et postprogram ved klik på en ikon. Hvis man ønsker at udskrive en liste over lærernes e-mail adresser, findes der et bedre værktøj i værktøjskassen.

Hvem er klasselærer?

Her får man hurtigt adgang til en oversigt over hvilke lærere der er klasselærer i hvilke klasser.

Teammedlemmer

Dette menupunkt fører til en liste over eksisterende lærerteam med teamnavn, teammedlemmer og teamtype. Her kan brugerne adgang til selv at tilføje, ændre eller slette oplysningerne om skolens lærerteam. Når fagfordelingen for det kommende skoleår er på plads, kan man udpege næste skoleårs medlemmer af teamene - enten manuelt eller ved kopiering af indeværende skoleårs team. I forbindelse med klasseoprulningen i sommerferien ændres næste skoleårs teammedlemmer automatisk til at være de aktuelle teammedlemmer.

Kontakt til elevrådet

På denne side vedligeholder man en liste over lærere, som er kontaktlærer til elevrådet. Kontaktlærerne har automatisk skriveadgang til elevrådets område i ElevIntra. Her finder man under Skolen > Elevrådet elevrådets dokumentarkiv, debatforum og forskellige informationssider.

Lærerskemaer

Her er der en genvej til at få vist en lærers ugeskema.

Teamskemaer

Under betegnelsen teamskemaer gemmer sig en funktion, der kan sammenstille et teams ugeskemaer, så det er lettere at finde tidspunkter, hvor man kan samarbejde om tværfaglig undervisning eller holde planlægningsmøder. Man kan sammenstille op til 5 læreres skemaer ad gangen.

Billeder af skolens medarbejdere

Her kan man få vist en billedoversigt over skolens personale. Man kan vælge mellem alle medarbejdere, en valgt personalegruppe eller eksterne medarbejdere.

Klassens lærere/pædagoger

Normalt dannes listen over klassens lærere automatisk ved opslag i grundskemaet. Hvis skolen ikke anvender skemadelen eller af anden grund ønsker at styre listen over klassens lærere manuelt, kan man det gøres her.

Skolens ledelse

Her kan administrator udpege medlemmer af skolens ledelse. Oplysningerne om ledelsen bruges i beskedsystemet i ElevIntra og ForældreIntra. Hvis man giver elever og forældre lov til at sende beskeder til skolens ledelse, så vil de kunne sende beskeder til de personer, som er vælges her.