| SkoleIntra kan sende afsende SMS´er i udvalgte dele af applikationen. For at få kunne udnytte denne mulighed skal skolen tegne et særskilt abonnement på denne tjeneste, og der skal betales for afsendte SMS´er. Kontakt evt. supporten for nærmere oplysninger. |
Administrator fastlægger, hvem der må sende SMS´er om hvad. Det gøres under Admin > Tilpasning > SMS. Hvis en bruger ikke kan se en eller flere af nedenstående muligheder, kan det enten skyldes, at skolen ikke abonnerer på SMS-tjenesten, eller at administrator ikke har givet brugeren adgang til at benytte funktionen.
Samme sted kan administrator fastlægge den højst tilladte længde af beskederne og bestemme hvilke lande der må sendes beskeder til. Lange beskeder koster ekstra:
- Beskeder op til 160 tegn koster normal takst
- Beskeder på 161 - 306 tegn koster dobbelt takst
- Beskeder på 307 - 459 tegn koster tredobbelt takst
SMS beskeder til udlandet beregnes således:
- Zone 0: Danmark - normal takst
- Zone 1: Grønland + Sverige - beregnes som 4 SMSer
- Zone 2: Tyskland - beregnes som 7 SMSer
- Zone 3: Øvrige udland - beregnes som 10 SMSer
Et eksempel: En SMS på 300 tegn sendt til et tysk mobilnummer (0049/+49) tæller som 14 SMS’er. SMS’er der sendes til ikke-tilladte zoner, vil blive afvist, hvilket kan ses i status.
De aktuelle priser pr. SMS oplyses af itslearning Danmark.
Administrator kan tilmelde sig til at få en sms med oplysninger om forbruget, når det overstiger en selvvalgt grænse, fx efter hver 2000 SMSer. Det gøres under Admin > Tilpasning > SMS. Samme sted kan man se, hvornår abonnementet er startet, og hvilken abonnementsperiode man pt. er inde i. Normalt opgøres forbruget hver tredje måned.
Afsendte SMS´er gemmes i en log i SkoleIntras database i 180 dage. Man kan se en oversigt over de SMSer, som man selv har sendt inden for det seneste halve år. Oversigten viser SMS´ernes indhold, afsendelsestidspunkt og modtagernes mobilnumre. Man finder oversigten under Samarbejde > SMS > Oversigt over sendte SMS´er. Hvis man klikker på linket "Se status", får man information om, hvorvidt meddelelsen er leveret, eller om der er opstået en fejl ved leveringen.
SMS-funktionen er implementeret følgende steder i PersonaleIntra:
- Korte meddelelser til medarbejdere, elever og forældre - Under Samarbejde > SMS finder man en formular, hvor man kan indtaste en kort besked på max 160, 306 eller 459 tegn (afhængig af skolens valg), og hvor man kan udpege modtagere. Kun modtagere, hvis mobilnummer er kendt i SkoleIntra, kan vælges som modtagere.
Hvis der findes dokumentskabeloner tilhørende kategorien SMS, vil man kunne vælge blandt disse standardtekster i stedet for selv at skulle indtaste beskedens indhold.
Samme sted har brugeren adgang til en oversigt over egne sendte SMS´er. Man ser beskedens indhold, afsendelsestidspunkt og modtagerens mobilnummer.
- Kopi af beskeder som SMS - I PersonaleIntras beskedsystem under Samarbejde > Beskeder er der mulighed for at sende en kopi af den aktuelle besked som SMS til de samme modtagere, som skal modtage selve beskeden. Funktionen sender kun de første 160, 306 eller 459 tegn af indholdet og kun til modtagere, hvis mobilnumre er kendt i Skoleintra. Man kan få et preview af SMS´en ved at klikke på Vis SMS. Inden SMS´en afsendes, vises modtagerne på en liste, så man har overblik over, hvem der får SMS´er.
- Advisering til vikarer om skemaændringer - I vikarmodulet under Admin > Fra kontoret > Vikarskemaer kan man sende en automatisk besked til vikaren, når man opretter vikartimer. Nu er der også mulighed for at sende adviseringen i form af en SMS.
- Advisering til bagvagter, når gårdvagten er forhindret - I vikarmodulet kan man også sende en automatisk besked til bagvagten, hvis der oprettes et vikarskema for gårdvagten. Nu er der også mulighed for at sende adviseringen i form af en SMS.
- Påmindelser til forældre om samtaler - under Admin > ForældreIntra > Samtaler kan man oprette tidsbestilling til fx skole-hjem-samtaler, der giver forældre mulighed for via ForældreIntra at plotte sig ind på en tid. Når samtalen nærmer sig, kan man sende en påmindelse til forældrene i form af en besked i ForældreIntras beskedsystem eller som SMS.
- Påmindelser til forældre om arrangementer - under Admin > ForældreIntra > Arrangementer kan man udsende en påmindelse pr. SMS til de hjem, der endnu ikke har tilmeldt sig. Påmindelser kan kun udsendes, mens der er åben for tilmelding. Det forudsætter, at forældrenes mobilnummer er kendt i systemet, at forældrene ikke har fravalgt at få SMSer fra SkoleIntra, og at forældre er aktive brugere af ForældreIntra.
- Loginoplysninger til forældre - under Admin > ForældreIntra > Adgang til ForældreIntra er der mulighed for at sende brugernavn og førstegangskode til ForældreIntra i en SMS til forældre, hvis mobilnummer er kendt i systemet.
- Kopi af note i kontaktbog og klasselog som SMS - SMS-servicen er integreret i PersonaleIntras kontaktbøger og klasselog. Ved oprettelse af noter kan man markere, om der skal sendes en kopi til eleven og forældrene. En SMS kan højst rumme 160, 306 eller 459 tegn (afhængig af skolens valg). Derfor kan man kun sende kopi af korte kontaktbogs- og klasselognoter som SMS.
Log over sendte SMSer |
 |
Administrator kan se en statistik over forbruget af SMS´er under Admin > Log > Log over brug af SkoleIntras SMS-funktion.
På denne side findes linket "Afviste modtagere". Klik her for at se en liste over modtagere, som af en eller anden grund ikke har kunnet modtage SMSer fra SkoleIntra. Årsagen kan fx være:
- at modtagerens mobilnummer er ugyldigt eller ikke-eksisterende
- at modtagerens nummer er et fastnetnummer
- at modtagerens mobiltelefon ikke kan rumme flere SMS’er
- at der forsøges sendt til et udenlandsk nummer, som skolen ikke tillader
Administrator kan evt. markere afviste modtagere og klikke på en knap for at sætte numrene i “karantæne”, så SkoleIntra ikke fremover forsøger at sende til disse. Hvis man klikker på knappen “Fravælg markerede numre som SMS-modtagere”, sker der følgende:
- For medarbejdere fjernes markeringen i feltet “SMS til dette nummer” i personalekartoteket.
- For elever og forældre nulstilles vedkommendes mobilnummer i SkoleIntras database.
- Der sendes en besked i SkoleIntras beskedsystem om problemet med opfordring til, at brugeren kontakter skolens kontor for at få løst problemet, så vedkommende igen kan modtage SMS’er fra SkoleIntra.