SkoleIntras vagtbog er udarbejdet med henblik på at tilgodese efterskolernes informationsbehov. Vagtbogen giver overblik over dagens aftaler og hændelser, og den forbedrer lærernes muligheder for at koordinere og følge op på sagerne. Oplysninger i vagtbogen hentes og sendes over en sikker forbindelse (SSL). Læs mere om SSL og SkoleIntra her.

Vejledningen til vagtbogen indeholder følgende afsnit:


 

Tilpasning til skolens behov

 

Efterskoler organiserer sig på vidt forskellig måde, så derfor er der indbygget en række tilpasningsmuligheder i vagtbogen under linket Administration. Følgende punkter kan kun tilpasses af den SkoleIntra-ansvarlige:

Navngiv vagtbogen Her kan man evt. ændre betegnelsen Vagtbog til noget andet, hvis der lokalt er tradition for at anvende en anden terminologi.
Rediger hovedområder Vagtbogen indeholder fra starten hovedområderne: Fravær, opgaver, problemer og fritagelser. Her kan man ændre disse eller tilføje nye hovedpunkter i vagtbogen.
Rediger underpunkter Til hvert hovedområde kan man tilknytte et ubegrænset antal underpunkter.
Tilpas vagtskema Her bestemmer man antal vagter pr. dag, betegnelser på vagter og hvem der må redigere vagtskemaet.
Aktiver besked til kontaktlærer Her vælger man, om kontaktlærere automatisk skal have besked igennem SkoleIntras beskedsystem, når der oprettes noter om elever.
Standardindstilling
for aktiviteter		 Her kan man indstille, om man som standard ønsker dagens aktiviteter vist under vagtbogens noter i oversigten. På selve oversigtssiden kan brugeren fra- eller tilvælge aktiviteter, men når oversigtssiden åbnes, gælder standardindstillingen altid.
Visning af elevnavne Elever kan identificeres på forskellig vis i vagtbogen. Her bestemmes fx. om værelsesnummer og/eller elevnummer skal vises som en del af elevnavnet.

Under linket Administration ligger der også nogle funktioner af en anden karakter:

Slet gamle noter Der kan ophobe sig mange data i vagtbogen, så det anbefales at slette gamle noter mindst en gang om året. Når funktionen vælges, skal man angive en dato. Kun noter som er ældre end den valgte dato slettes. Det er kun administrator, der har adgang til at slette gamle noter.
Rediger vagtskema                     Brugere, som har fået tildelt adgang til at redigere vagtskemaet, kan her sætte initialer på vagterne i et ugeskema. Skemaets udformning afhænger af de indstillinger, som foretages under punktet Tilpas vagtskema. Vagter kan oprettes manuelt eller ved kopiering fra en tidligere uge.

Oprettelse af noter

 

Man kan oprette noter i vagtbogen på flere forskellige måder:

Hvis der knyttes kommentarer til noterne, skal man sørge for, at kommentarerne overholder gældende regler om registrering af følsomme oplysninger. Det gælder fx. oplysninger om elevers og forældres sygdom, religion og seksuelle forhold.

a) Oprettelse efter kategori

Denne metode egner sig bedst, hvis man hurtigt skal oprette noter vedr. flere elever inden for samme kategori. Man vælger den ønskede kategori i en valgboks, plukker elever fra en "plukliste" og tilføjer evt. en bemærkning. Normalt medtages alle noter i udskrifter på papir. Hvis man fjerner fluebenet i feltet Udskriv, vil de pågældende noter ikke komme med i udskrifter på papir.


b) Oprettelse efter elev

Hvis man ønsker at oprette flere noter for samme elev i samme arbejdsgang, kan man med fordel vælge denne metode. Her skriver man de første bogstaver i elevens fornavn og klikker på elevens navn i dropdown-listen. Derefter klikker man på OK-knappen for at åbne en formular, hvor man hurtigt kan markere de ønskede kategorier og evt. tilføje en bemærkning, hvor det er nødvendigt. Normalt medtages alle noter i udskrifter på papir, men der er mulighed for at fravælge, at noter ikke komme med i udskrifter på papir.


c) Masseoprettelse af noter

Vælg masseoprettelse, hvis du ønsker at oprette enslydende noter for flere dage, fx i tilfælde af sygdom eller fritagelse. Ved masseoprettelse vælges elev og kategori fra valgbokse. Dernæst vælges de ønskede datoer - enten som flere enkeltdatoer eller som et datointerval. Man tilføjer flere enkeltdatoer ved gentagne gange at klikke på dato-ikonet og vælge en dato. Endelig kan man evt. tilføje en bemærkning. Normalt medtages alle noter i udskrifter på papir. Hvis man fjerner fluebenet i feltet Udskriv, vil de pågældende noter ikke komme med i udskrifter på papir.


d) Fælles noter

Hvis man ønsker at oprette en note, som ikke knytter sig til enkeltelever, men som angår alle elever eller grupper af elever, så kan man oprette noten som en fællesnote.


e) Overfør til næste dag

Her kan man markere en eller flere af dagens noter og med et enkelt klik oprette de samme noter for den følgende dag.
 

Find oplysninger i vagtbogen

 

Man kan orientere sig i vagtbogens noter på på forskellige måder:

Forsiden Vagtbogens forside indeholder en kalender, der gør det muligt at vælge den ønskede dato. Desuden er der faneblade, som giver hurtig adgang til noter under de forskellige hovedområder.
Søg i noter Med søgefunktionen kan man finde noter, som indeholder en given tekststreng i bemærkningsfeltet. Søgningen kan begrænses til en enkelt elev og til en kortere eller længere periode.
Vis/udskriv lister Vagtbogen kan danne lister med noter, der opfylder givne kriterier. Valgmulighederne fremgår af nedenstående skærmbillede. Hvis der mangler noter i udskrifter på papir, er årsagen sandsynligvis, at udskrift er fravalgt ved oprettelse af noterne.


 

Anden information

 

Fra vagtbogen er der adgang til information om, hvem er der kontaktlærer for hvilke elever. Det er også muligt at holde sig orienteret i denne uges vagtskema og vagtskemaer for tidligere og kommende uger. Disse oplysninger kan bl.a. være nyttige i situationer, hvor der er behov for kontakte kollegaer direkte om hændelser og afgørelser. Endelig er der mulighed for at få vist aktivitetskalenderen under vagtbogens noter, så man får et samlet overblik over dagens aktiviteter.