Datamængden i intranettets databaser og arkiver har en tendens til at vokse ubehersket. Ikke alle brugere sørger for at slette forældede dokumenter i dokumentarkivet. Gamle nyheder bliver hængende i nyhedsarkivet, og sidste års aktiviteter ligger bare og fylder op. Hvad gør man? Og hvordan klarer man skiftet til et nyt skoleår uden at skulle opdatere samtlige klasseoplysninger manuelt? Hvordan sikrer man sig, at PersonaleIntra følger med tiden?
Administrator har adgang til en række oprydningsfunktioner under Admin > Vedligeholdelse. Hvis man ved oprydningen får slettet data, som ikke skulle have været slettet, kan man gendanne data, som de så ud før handlingen blev iværksat.
Klik her for at få mere at vide om de automatiske vedligeholdelsesmuligheder :
Slet gamle data og dokumenter mm. |
Med vedligeholdelsesværktøjet kan man slette oplysninger, der ikke længere er aktuelle. Der er sider, hvorpå man kan slette henholdsvis
Vælg en skæringsdato ved at klikke på den ønskede dato i kalenderen og bestem hvilke typer data, der skal slettes. Alle data fra før den valgte skæringsdato slettes. Vær omhyggelig med at udpege den rigtige dato, så du ikke af vanvare kommer til at slette noget, som ikke skulle have været slettet.
Slet alle reservationer for en given dato |
Der kan være et behov for at kunne slette samtlige reservationer på en hel dag. Hvis skolen fx. vil afholde en emnuge - og rydde alle reservationer, så man kan booke ´på en frisk´. Dette kan ske under Admin > Vedligeholdelse > Slet alle reservationer på en dag. Denne funktion sletter ALLE reservationer på den valgte dag.
Her kan man evt. starte med at lave en sikkerhedskopi af databaserne - så kan man gendanne forholdene igen, hvis man pludselig fortryder! Derefter kan man vælge en dato. Når man vælger knappen Slet, slettes reservationerne.
Slet noter fra klasseloggen |
Lærerne i et team kan ønske at få slettet noterne i en klasselog - for at kunne starte med rent bord.
Man kan under Admin > Vedligeholdelse > Slet gamle noter i en klasselog udpege en klasselog og en skæringsdato. Vær omhyggelig med at udpege den korrekte dato, måned og år, inden sletningen sættes i gang.
Når sletningen udføres slettes noter - men ikke selve logbogen - for den valgte klasse og kun noter der ligger før (men ikke inklusive) den valgte dato.
Det kan anbefales at lave en kopi af databaserne, inden sletningen af noter startes.
Flyt / kopier en klasses arkiver |
I forbindelse med klassesammenlægninger og -opsplitninger kan der være behov for at kunne flytte eller kopiere dokumenter og billeder fra en klasses arkiver til en anden. Derfor har administrator adgang til et værktøj, hvor man udpeger, hvorfra og hvortil der skal flyttes eller kopieres filer. Man kan vælge at flytte filer fra ElevIntras klassearkiv, ElevIntra billedarkiv, ForældreIntras dokumentarkiv og ForældreIntras billedarkiv. Ved kopiering/flytning kopieres filerne til en ny undermappe, der bliver navngivet efter den oprindelige klasses klassebetegnelse. Den oprindelige filstruktur bevares ved flytningen eller kopiering.
Ved klassesammenlægninger nedlægges klasser, og derfor skal man sørge for at flytte arkiverne, før man gennemfører klasseoprulningen.
Skift til nyt skoleår |
Når eleverne rykker op i næste klasse ved starten af et nyt skoleår, er der behov for at ændre klassebetegnelserne i mange af intranettets databaser. Vælg Admin > Vedligeholdelse > Skift til nyt skoleår. Til hjælp for oprulningen er der lavet en guide, som hjælper med at foretage de fornødne ændringer i den rigtige rækkefølge. Guiden indeholder følgende trin:
I tilfælde af sammenlægninger af klasser bør man flytte dokumenter og billeder over til den klasse, der skal videreføres, før man foretager klasseoprulningen. Det gøres under Admin > Vedligeholdelse > Flyt/kopier en klasses arkiver.
SKOLEPORTEN:
Masseflyt elever til anden klasse |
Normalt skifter elever klasse i forbindelse med start af et nyt skoleår. Fremgangsmåden er, at klassebetegnelserne ændres i elevadministrationsprogrammet, og at de efterfølgende importeres i SkoleIntra i forbindelse med klasseoprulningen, som findes under Admin > Vedligeholdelse > Skift til nyt skoleår.
Hvis ovennævnte normalprocedure af en eller anden grund ikke kan anvendes, kan man ændre klassebetegnelser for mange elever ad gangen med dette værktøj, men man skal være opmærksom på, at det kun er elevtabellens klassebetegnelser, der ændres. De øvrige tabeller lades urørt, og det betyder, at de flyttede elever vil miste adgangen til data og dokumenter, som ikke er knyttet til dem ved hjælp af et elevID, men ved hjælp af en klassebetegnelse. Der vil fortsat være adgang til fx beskeder, elevplaner, udviklingsplaner, klasselognoter og kontaktbøger.
Administration af billeder i "skjulte" mapper |
Billeder gemmes dels i det almindelige billedarkiv under menupunktet Arkiv > Billeder, hvor alle brugere har adgang til at uploade og slette billeder, dels i en række skjulte mapper med billeder til særlige formål, fx forsidebilleder og billeder til nyhedsarkivet. Ved at lægge de vigtige billeder i skjulte mapper opnår vi, at systemet ikke pludselig fejler på grund af manglende billeder, som er blevet slettet ved et uheld.
Billeder i disse skjulte mapper administreres fra de relevante sider i PersonaleIntra og ElevIntra, men for overblikkets skyld har administrator en samlet indgang til at tilføje, omdøbe eller slette billeder i denne type billedmapper under Admin > Vedligeholdelse.
OBS. Vær omhyggelig med kun at omdøbe og slette billeder, som ikke bruges af systemet.
Administration af dokumenter |
Denne side er et værktøj, som giver administrator mulighed for at håndtere dokumenter og mapper i PersonaleIntra og Skoleportens dokumentarkiver på en effektiv måde. Følgende muligheder er til rådighed:
Tilknyt løse elevplaner til eksisterende elever |
Med dette værktøj kan administrator gendanne elevplaner, hvis der er gået kludder i sammenknytningen mellem elev og elevplan, og hvis den automatiske genopretning ikke kan løse problemet. Siden har to valgbokse, hvor man vælger henholdsvis elevplan og elev. Hvis der findes elevløse elevplaner i systemet, kan disse vælges fra venstre valgboks. Når man vælger en elevplan, vises planens indhold. Herefter kan man evt. vælge den elev, som planen skal tilknyttes, og derefter klikke på knappen Tilknyt. Hvis den valgte elev i forvejen har en elevplan for den planperiode, som elevplanen gælder for, vises en fejlmeddelelse, så man risikerer ikke at overskrive eksisterende elevplaner.
Værktøjet kan også bruges til at fjerne elevløse elevplaner, som blot fylder op i databaserne. Normalt fjernes elevplaner automatisk et år efter, at eleverne har forladt skolen.
Slet eller tilknyt løse dokument- og billedarkiver |
Normalt slettes en klasses dokument- og billedarkiver ikke automatisk, når man sletter klassen. Dokumenter og billeder bliver liggende på serveren i mapper, som er identificeret ved hjælp af den slettede klasses ID. Sådanne løse arkiver er ikke umiddelbart tilgængelige via SkoleIntras brugerflade. Med dette værktøj kan man rydde op i evt. "tabte" dokument- og billedarkiver.
Man kan enten slette de løse arkiver eller knytte dem til en af de eksisterende klasser. Hvis man vælger at tilknytte et herreløst arkiv til en eksisterende klasse, flyttes hele arkivmappen med dokumenter eller billeder fra den forsvundne klasses arkiver til den valgte klasses arkiver. Det drejer sig om følgende arkiver:
Værktøjet kan også bruges i forbindelse med klassesammenlægninger, hvor man kan flytte den eller de nedlagte klassers dokumenter og billeder over til den sammenbragte klasse.
Gendan tabte samlemapper |
Under uheldige omstændigheder kan det ske, at oplysninger i databaserne om samlemapper og faneblade ikke stemmer overens med de mapper, som findes i filsystemet. Årsagen kan fx være en databasefejl eller gendannelse af data fra en gammel sikkerhedskopi. Ved at klikke på dette link, åbnes en side, hvor administrator har mulighed for at gendanne eller slette samlemapper, som findes på harddisken, men ikke kan ses i SkoleIntra. Hvis man vælger at gendanne en tabt samlemappe, bliver den tilføjet listen over administrators private samlemapper. Man kan så efterfølgende ændre rettighederne til samlemappen, hvis den tilhører en anden bruger eller skal kunne ses af en gruppe eller af hele skolen.