Datamængden i intranettets databaser og arkiver har en tendens til at vokse ubehersket. Ikke alle brugere sørger for at slette forældede dokumenter i dokumentarkivet. Gamle nyheder bliver hængende i nyhedsarkivet, og sidste års aktiviteter ligger bare og fylder op. Hvad gør man? Og hvordan klarer man skiftet til et nyt skoleår uden at skulle opdatere samtlige klasseoplysninger manuelt? Hvordan sikrer man sig, at PersonaleIntra følger med tiden?

Administrator har adgang til en række oprydningsfunktioner under Admin > Vedligeholdelse. Hvis man ved oprydningen får slettet data, som ikke skulle have været slettet, kan man gendanne data, som de så ud før handlingen blev iværksat. 

Klik her for at få mere at vide om de automatiske vedligeholdelsesmuligheder :

Fjern gamle data


Man kan slette data, der ikke længere er aktuelle. Vælg en skæringsdato og bestem hvilke typer data, der skal slettes. Der gemmes automatisk en kopi af de nuværende data, før noget slettes, så der er mulighed for at tilbagerulle, hvis man fortryder.

 

Fjern gamle dokumenter og billeder


Her kan man slette dokumenter og billeder i intranet-arkivet i et bestemt datointerval. Vælg en startdato og en slutdato og bestem hvilke typer dokumenter, der skal slettes. Slettede filer kan ikke gendannes.

 

Slet gamle nyheder

                   
Man kan slette alle nyheder, der ikke længere er aktuelle. Vælg en skæringsdato, og vælg om evt. tilhørende billeder også skal slettes.  Klik derefter på slet-knappen. Hvis man fortryder oprydningen, kan man gendanne nyhedstabellen. Slettede billeder bliver ikke gendannet.

 

Omdøb kategorier i klasselog


Ved oprettelse af en ny note skal man angive en kategori, der siger noget om indholdet og hensigten med noten. Hvis der er blevet oprettet en forkert kategori fx. med en stavefejl, kan der være behov for at omdøbe den. Her kan man angive et nyt navn til en kategori. Alle forekomster af den valgte kategori ændres til det nye navn.
 

Slet gamle noter i klasselog


Lærerne i et team kan ønske at få slettet noterne i en klasselog - for at kunne starte med rent bord. Man kan under Admin > Vedligeholdelse > Slet gamle noter i en klasselog udpege en klasselog og en skæringsdato. Vær omhyggelig med at udpege den korrekte dato, måned og år, inden sletningen sættes i gang.
Når sletningen udføres slettes noter - men ikke selve logbogen - for den valgte klasse og kun noter der ligger før (men ikke inklusive) den valgte dato. Der gemmes automatisk en kopi af de nuværende data, før noget slettes, så der er mulighed for at tilbagerulle, hvis man fortryder.

 

Slet alle reservationer for en given dato


Der kan være et behov for at kunne slette samtlige reservationer på en hel dag. Hvis skolen fx. vil afholde en emnuge - og rydde alle reservationer, så man kan booke ´på en frisk´. Dette kan ske under Admin > Vedligeholdelse > Slet alle reservationer på en dag. Denne funktion sletter ALLE reservationer på den valgte dag.
Her kan man evt. starte med at lave en sikkerhedskopi af databaserne - så kan man gendanne forholdene igen, hvis man pludselig fortryder! Derefter kan man vælge en dato. Når man vælger knappen Slet, slettes reservationerne.
 

Slet herreløse klassearkiver


I forbindelse med skift til et nyt skoleår er der som regel klasser, der forlader skolen. Disse klasser har ofte dokumenter og billeder liggende på serveren, som enten er lagt ind af eleverne selv eller af klassernes lærere. Det drejer sig om klassearkiverne i ElevIntra og om ElevIntras billedarkiver. Desuden kan der være oprettet arkiver til meddelelser og billeder på klasseforsider i Skoleporten og i ForældreIntra.

For at spare harddiskplads på serveren, kan det være hensigtsmæssigt at fjerne sådanne "herreløse" arkiver, der ikke er knyttet til eksisterende klasser. Inden man sletter, kan man med fordel inspicere indholdet ved at klikke på arkivets navn, så man ikke af vanvare kommer til at slette noget, som ikke skulle slettes. Slettede klassearkiver kan ikke gendannes.
 


Slet herreløse elevfotos


Her får man en liste over elevfotos, som ikke er tilknyttet nogen elever i elevkartoteket. Man kan se de enkelte elevfotos ved at klikke på filnavnet. Man kan slette alle markerede elevfotos på en gang.

 

Skift til nyt skoleår


Når eleverne rykker op i næste klasse ved starten af et nyt skoleår, er der behov for at ændre klassebetegnelserne i mange af intranettets databaser. Vælg Admin > Vedligeholdelse > Skift til nyt skoleår. Til hjælp for oprulningen er der lavet en guide, som hjælper med at foretage de fornødne ændringer i den rigtige rækkefølge. Guiden indeholder følgende trin:

I tilfælde af sammenlægninger af klasser bør man flytte dokumenter og billeder over til den klasse, der skal videreføres, før man foretager klasseoprulningen. Det gøres under Admin > Vedligeholdelse > Flyt/kopier en klasses arkiver.

Ved oprulning af klassebetegnelser foreslår PersonaleIntra, at 00A ændres til 01A osv., sådan som det normalt er praksis. Du bør kontrollere, om de foreslåede klassebetegnelser er i orden. Hvis klasserne skal hedde noget andet, kan man indtaste nye klassebetegnelser i tekstfelterne. Klasser, som forlader skolen, fjernes fra klasselisten ved at markere feltet Slet denne klasse. Ved sammenlægning af flere klasser bør man ikke slette den overflødige klasse, før evt. bevaringsværdige dokumenter i dokumentarkiverne er gemt lokalt. Når alle ændringer er godkendt, skal man slutte af med at klikke på knappen nederst på siden.
 
 
Når man vælger ”Opdater databaser nu” sker der en masse bag kulisserne:
 
Sletning og oprulning

I PersonaleIntra og Elevintra slettes poster (fx en aktivitet eller en logbogsnote) i nedenstående tabeller/områder. Sletning af en post sker kun, hvis posten rummer klassebetegnelse på en klasse, der skal slettes.I de samme tabeller rulles klassebetegnelserne op som angivet. Hvis en klassebetegnelse rummer flere klasser (05A/05B/06A/06B) rulles alle betegnelser op. 
 
LÆRERINTRA:
ELEVINTRA:

SKOLEPORTEN:

FORÆLDREINTRA:
 
Bemærkninger
 
UV-planer:
Uv-planer i PersonaleIntra oprulles ikke.
 
Webaviser i Elevintra:
Der sker ingen automatisk sletning af webaviser.
Aviser skal slettes manuelt af administrator (så vil mappen med billeder til avisen også blive slettet). Det er jo ikke givet, at en avis tilhørende en klasse, der går ud af skolen, skal slettes. Evt. kan klassebetegnelsen i Klasseudgiver ændres manuelt til ’09A 2002’. Klassebetegnelser oprulles i feltet, der viser hvilken klasse, der har udgivet webavisen.

Samlemapper og Logbøger i Elevintra:
Samlemapper og logbog er ikke relateret til klasser – men til elevernes ID. De skal derfor ikke rulles op.  Der kan efter sletning af elever i de ældre klasser (og ved almindelig import og sletning) opstå forældreløse samlemapper. Disse kan slettes med menupunktet PI > Admin > Samlemapper > Ryd op i samlemapper

Skabeloner i Elevintra:
Det slettes ingen skabeloner i Elevintra. Dette skyldes, at skabelonerne måske kan genbruges på andre klassetrin. Skabelonerne får dog oprullet klassebetegnelserne. Dvs. at en logbogsskabelon, der er lavet specielt til 5.a oprulles til 6.a, så klassen stadig har adgang til skabelonen i det nye skoleår. Hvis skolen har en skabelon, der fast skal anvendes på 4. klassetrin (men ikke på 5. klassetrin), skal skolen efter oprulningen manuelt ændre, hvilke klasser, der har adgang til at bruge skabelonen.
 
Kan man starte med at oprette aktiviteter for en klasse, inden et nyt skoleår er startet?
Ja, man kan godt begynde at skrive aktiviteter ind for et nyt skoleår inden oprulning. Man skal blot angive den nuværende klassebetegnelse. Dvs., hvis 4.a´s klasselærer vil begynde at skrive aktiviteter ind for næste år, når 4.a går i 5.a, skal hun vælge klassebetegnelsen 4.a.  Klassebetegnelsen vil så automatisk blive rullet op, når administrator vælger at overføre elever til næste klasse.
Man kan også godt importere skemaer for kommende skemaperioder, før klasseoprulningen er sket. Klassebetegnelser i skemaer berøres nemlig ikke af klasseoprulningen.

Hvad nu hvis klasseoprulningen stopper med en fejlmeddelelse?
Det kan tage lang tid at gennemføre en klasseoprulning. Hvis serveren er belastet, eller hvis der er ekstra mange data i intranettets databaser, kan det forekomme, at oprulningen afbrydes med en script timeout-fejl. Hvis det sker, skal du straks gendanne data fra sikkerhedskopien. Herefter anbefales det at slanke databaserne ved at slette forældede data og nulstille PersonaleIntras og ElevIntras logfiler, før du gør et nyt forsøg på at oprulle klassebetegnelserne.
 
Hvad gør man, hvis elever skifter klasse?
Hvis det blot drejer sig om, at eksisterende klasser skifter navn, så klares omdøbningen i forbindelse med klasseoprulningen, hvor man blot indtaster de nye klassebetegnelser.
Hvis to eksisterende klasser skal slås sammen, anbefales det, at man først kopierer den ene klasses dokumenter over i den anden klasses arkiver og omvendt ved hjælp af Admin > Vedligeholdelse > Flyt/kopier en klasses arkiver. Ved klasseoprulningen skriver man den nye klassebetegnelse ud for begge de to klasserne. Nu vil der eksistere to klasser med samme navn og de samme elever. Efterfølgende kan man under Admin > Tilpasning > Klasser og klasselærer slette den ene klasse.
Hvis elever i to klasser skal fordeles på tre klasser gælder følgende tommelfingerregel: Ved klasseoprulningen lader man som eleverne skal fortsætte i to klasser. Ved den efterfølgende import af elevdata ændres klassebetegnelserne for eleverne i den tredje klasse automatisk, så de svarer til de nye betegnelser i elevadministrationsprogrammet, og der oprettes en ny klasse i klassetabellen.
 
Hvordan skifter man skoleår på fællesnet og på skoler, der ikke har behov for at overføre elever til næste klasse?
Nederst på siden er der et link til en speciel side for sådanne intranet. På denne side ændres klassebetegnelserne ikke, men skoleåret skifter, og der er mulighed for at overføre teammedlemmer mellem højre spalte (kommende teammedlemmer) til venstre spalte (teammedlemmer for det aktuelle skoleår) jvf. siden Databaser > Personale > Teammedlemmer.


Masseflyt elever til anden klasse


Normalt skifter elever klasse i forbindelse med start af et nyt skoleår. Fremgangsmåden er, at klassebetegnelserne ændres i elevadministrationsprogrammet, og at de efterfølgende importeres i SkoleIntra i forbindelse med klasseoprulningen, som findes under Admin > Vedligeholdelse > Skift til nyt skoleår.

Hvis ovennævnte normalprocedure af en eller anden grund ikke kan anvendes, kan man ændre klassebetegnelser for mange elever ad gangen med dette værktøj, men man skal være opmærksom på, at det kun er elevtabellens klassebetegnelser, der ændres. De øvrige tabeller lades urørt, og det betyder, at de flyttede elever vil miste adgangen til data og dokumenter, som ikke er knyttet til dem ved hjælp af et elevID, men ved hjælp af en klassebetegnelse. Der vil fortsat være adgang til fx beskeder, elevplaner, udviklingsplaner, klasselognoter og kontaktbøger.

 

Flyt / kopier en klasses arkiver


I forbindelse med klassesammenlægninger og -opsplitninger kan der være behov for at kunne flytte eller kopiere dokumenter og billeder fra en klasses arkiver til en anden. Derfor har administrator adgang til et værktøj, hvor man udpeger, hvorfra og hvortil der skal flyttes eller kopieres filer. Man kan vælge at flytte filer fra ElevIntras klassearkiv, ElevIntra billedarkiv, ForældreIntras dokumentarkiv og ForældreIntras billedarkiv. Ved kopiering/flytning kopieres filerne til en ny undermappe, der bliver navngivet efter den oprindelige klasses klassebetegnelse. Den oprindelige filstruktur bevares ved flytningen eller kopiering.

Ved klassesammenlægninger nedlægges klasser, og derfor skal man sørge for at flytte arkiverne, før man gennemfører klasseoprulningen.

 

Administration af billeder


Billeder gemmes dels i det almindelige billedarkiv under menupunktet Arkiv > Billeder, hvor alle brugere har adgang til at uploade og slette billeder, dels i en række skjulte mapper med billeder til særlige formål, fx forsidebilleder og billeder til nyhedsarkivet. Ved at lægge de vigtige billeder i skjulte mapper opnår vi, at systemet ikke pludselig fejler på grund af manglende billeder, som er blevet slettet ved et uheld.

Billeder i disse skjulte mapper administreres fra de relevante sider i PersonaleIntra og ElevIntra, men for overblikkets skyld har administrator en samlet indgang til at tilføje, omdøbe eller slette billeder i denne type billedmapper under Admin > Vedligeholdelse.

OBS. Vær omhyggelig med kun at omdøbe og slette billeder, som ikke bruges af systemet.
 

Administration af dokumenter


Denne side er et værktøj, som giver administrator mulighed for at håndtere dokumenter og mapper i PersonaleIntra og Skoleportens dokumentarkiver på en effektiv måde. Følgende muligheder er til rådighed:

Tilknyt løse elevplaner til eksisterende elever


Med dette værktøj kan administrator gendanne elevplaner, hvis der er gået kludder i sammenknytningen mellem elev og elevplan, og hvis den automatiske genopretning ikke kan løse problemet. Siden har to valgbokse, hvor man vælger henholdsvis elevplan og elev. Hvis der findes elevløse elevplaner i systemet, kan disse vælges fra venstre valgboks. Når man vælger en elevplan, vises planens indhold. Herefter kan man evt. vælge den elev, som planen skal tilknyttes, og derefter klikke på knappen Tilknyt. Hvis den valgte elev i forvejen har en elevplan for den planperiode, som elevplanen gælder for, vises en fejlmeddelelse, så man risikerer ikke at overskrive eksisterende elevplaner.

Værktøjet kan også bruges til at fjerne elevløse elevplaner, som blot fylder op i databaserne. Normalt fjernes elevplaner automatisk et år efter, at eleverne har forladt skolen.
 

Slet eller tilknyt løse dokument- og billedarkiver


Normalt slettes en klasses dokument- og billedarkiver ikke automatisk, når man sletter klassen. Dokumenter og billeder bliver liggende på serveren i mapper, som er identificeret ved hjælp af den slettede klasses ID. Sådanne løse arkiver er ikke umiddelbart tilgængelige via SkoleIntras brugerflade. Med dette værktøj kan man rydde op i evt. "tabte" dokument- og billedarkiver.

Man kan enten slette de løse arkiver eller knytte dem til en af de eksisterende klasser. Hvis man vælger at tilknytte et herreløst arkiv til en eksisterende klasse, flyttes hele arkivmappen med dokumenter eller billeder fra den forsvundne klasses arkiver til den valgte klasses arkiver. Det drejer sig om følgende arkiver:

Værktøjet kan også bruges i forbindelse med klassesammenlægninger, hvor man kan flytte den eller de nedlagte klassers dokumenter og billeder over til den sammenbragte klasse.
 

Gendan tabte samlemapper


Under uheldige omstændigheder kan det ske, at oplysninger i databaserne om samlemapper og faneblade ikke stemmer overens med de mapper, som findes i filsystemet. Årsagen kan fx være en databasefejl eller gendannelse af data fra en gammel sikkerhedskopi. Ved at klikke på dette link, åbnes en side, hvor administrator har mulighed for at gendanne eller slette samlemapper, som findes på harddisken, men ikke kan ses i SkoleIntra. Hvis man vælger at gendanne en tabt samlemappe, bliver den tilføjet listen over administrators private samlemapper. Man kan så efterfølgende ændre rettighederne til samlemappen, hvis den tilhører en anden bruger eller skal kunne ses af en gruppe eller af hele skolen. 

 

Sammenflet gengangere

Hvis der af en eller anden grund skulle være opstået gengangere i elevkartoteket eller i relationen mellem elever og forældre, kan man benytte dette værktøj til at sammenflette de dublerede poster. Ved sammenfletningen bevares den ældste post i tabellen, mens nyere identiske poster slettes. Evt. beskeder og andre data, som er tilknyttet de slettede forekomster, bliver tilknyttet den post, som bevares. Hvis man fortryder sammenfletningen, kan man tilbagerulle ændringerne.