Hvad anvendes skemaoplysningerne til?

Skemamodulerne i SkoleIntra er primært beregnet til at fremvise skemaer for personale, elever og forældre og til at skemaerne kan bruges i forskellige andre sammenhænge. 
Der er mulighed for at importere færdige – eller næsten færdige – skemaer fra eksterne skemalægningsprogrammer og skoleadministrative programmer. Disse skemaer kan i et vist omfang derefter redigeres af skemalæggere, selvstyrende team ol. 
De importerede og evt. redigerede skemaer kan ses af brugerne i PersonaleIntra, hvor de indgår i fx skemaoversigter, reservationsmodulet, mødekalender, ugeplaner mv. De samme skemaer kan også ses i ElevIntra, Skoleporten og ForældreIntra.

Normalt vil man bruge et skemalægningsprogram til at udarbejde skemaet og derefter importere det ind i PersonaleIntra. Det kan dog også lade sig gøre at indtaste hele skemaet i PersonaleIintra - selv om dette klart er et større arbejde - og vi anbefaler at man importerer sine skemadata.

Rettigheder
Man kan kun få adgang til menupunktet Admin > Skemaer, hvis man under Admin > Adgang > Brugernes rettigheder på PersonaleIntra er tildelt rettigheden: Adgang til skema-menu - eller hvis man er administrator. Denne rettighed giver udelukkende adgang til denne menu - mens man for at kunne redigere skemaer endvidere skal  have tildelt rettigheden manuel ændring af grundskema´ og/eller ´Klasse-, lærer- og lokaleskema´. En skemalægger bør således have alle tre rettigheder tildelt.

Hvis man vil have adgang til at redigere skemaer under menupunktet Samarbejde > Skemaer/Ugeplan (hvis man arbejder med et åbent skema), skal man have tildelt en af rettighederne ´Manuel ændring af grundskema´ og/eller ´Klasse-, lærer- og lokaleskema´. 

Grundskemaet 
Når der importeres data fra et skemalægningsprogram til SkoleIntra, gemmes oplysningerne i et såkaldt grundskema. Dette indeholder data om, hvad hver enkelt lærer/personale skal lave i hver enkelt lektion. Personalets initialer er gemt i databasen sammen med oplysninger om dag, lektion, klasse, fag og lokale. 

Når brugerne vil se et skema, henter programmet dette ud af grundskemaet. Hvis brugeren vil se en lærers skema, hentes alle skemadata, som denne lærer figurerer på. Hvis brugeren fx vil se skemaet for 7A, hentes alle grundskemadata, hvori 7A indgår. Lektionerne ordnes og vises derefter pænt i skemaet på skærmen.

Grundskemaet kan redigeres. Dette sker under Admin > Skemaer > Rediger grundskema. Man kan her ændre på lektionernes placering og indhold; men man er bundet til de faste felter og betegnelser for lærere, fag, klasser og lokaler. Når man redigerer en lektion, vælger man således lektionens nye betegnelser blandt lærerne, blandt klasserne og blandt fagene.

Til gengæld gemmes ændringerne centralt i grundskemaet, og det betyder, at hvis man har ændret på en lærers timer (fx flyttet 7As engelsktime fra 1. lektion mandag til 4. lektion om torsdagen) – så afspejles denne ændring straks, når man ønsker at se klassens skema eller lokaleskemaet. Der er altså en sammenhæng mellem de udgaver af personalets, klassens og lokalet skemaer man ser, når de ses ud fra grundskemaet.

Hvis skolen vil benytte Grundskemaer indstilles dette under Admin > Tilpasning > Skematype.

Fra og med version 5.6 kan man skrive frie skematekster som et supplement til grundskemaet.

Det frit redigerbare skema: Lærer-, klasse- og lokaleskemaet
Denne skematype supporteres ikke længere fra og med skoleåret 2015-2016.

På nogle skoler vil man gerne kunne arbejde mere frit med skemaet, så lektionernes og dagenes indhold ikke nødvendigvis er bundet til fx bestemte fagbetegnelser.
Her kan skolen vælge at arbejde med Det frit redigerbare skema, ’Lærer-, klasse- og lokaleskema’ i stedet for grundskemaet.
Skolen kan stadig importere sit skema fra et skemalægningsprogram, som lagres i et grundskema, som beskrevet herover. Men herefter kan skolen konvertere grundskemaet til redigerbare personale-, klasse- eller lokaleskemaer. Ved konverteringen hentes alle personalets skemaer i grundskemaet og gemmes i et separat personaleskema. Det samme sker med klasse- og lokaleskemaer.

Der oprettes således en kopi eller et aftryk af grundskemaets indhold for hhv. personale, klasser og lokaler. Nu er det denne kopi, der vises alle steder i SkoleIntra – og denne kopi kan frit redigeres (heraf navnet frit redigerbart skema.

Hvis man ændrer en lærers skema, afspejles dette ikke automatisk i klassens  eller lokalets skema. Man skal altså selv redigere både personalets skema, klassens skema og evt. lokaleskemaet.

Hvis skolen vil benytte Lærer-, klasse og lokaleskemaer i stedet for Grundskemaer indstilles dette under Admin > Tilpasning > Skematype.
 

Skemaoplysningerne kan ajourføres på to måder:

Optælling af lektioner i lærerskemaer og klasseskemaer
 Man kan også få Skoleintra til at optælle lektionerne i hhv. personaleskemaer og klasseskemaer.

Manuel vedligeholdelse af skemaer

Redigeringsmulighederne er tænkt som en genvej til at foretage små korrektioner i et allerede importeret skema.

Under Admin > Skemaer får man adgang til at administrere PersonaleIntras skemaer. 

Rettigheder: Man kan kun få adgang til dette menupunkt, hvis man under Admin > Adgang > Brugernes koder og rettigheder på PersonaleIntra er tildelt rettigheden: Adgang til skema-menu - eller hvis man er administrator. Denne rettighed giver udelukkende adgang til denne menu, mens man for at kunne redigere skemaer endvidere skal  have tildelt rettigheden ´manuel ændring af grundskema´ og/eller ´Klasse-, lærer- og lokaleskema´. En skemalægger bør således have alle tre rettigheder tildelt.

Indholdet af denne menu varierer lidt i forhold til den skematype man har valgt under Admin > Tilpasning > Skematype.

 

Skemaperioder

SkoleIntra kan håndtere op til 40 skemauger pr. skoleår, så man kan operere med et skema for hver skoleuge. Skemaperioder oprettes, ændres og slettes under Admin >  Skemaer > Oversigt over Skemaperioder. En skemaperiode skal have en titel, en startuge og en slutuge. Hvis man sletter en skemaperiode, får man mulighed for i samme omgang at slette alle tilhørende skemaer.

Det er vigtigt, at skemaperioderne ikke lapper ind over hinanden. Pt. tjekker SkoleIntra ikke om dette er tilfældet, så det er brugerens eget ansvar, at dette ikke sker. Hvis der er skemaperioder, der lapper over, kan skemaerne for de involverede skemaperioder ikke vises korrekt.

Når man importerer skemaer har man også mulighed for at oprette skemaperioder.

Helt skoleår. Opret skemaperioder og tomme grundskemaer for alle uger. Man kan også masseoprette skemaperioder for alle uger i et helt skoleår i eet hug. Vælg Helt skoleår. Opret skemaperioder og tomme grundskemaer for alle uger. 
Denne proces kan tage lang tid. Der dannes automatisk en skemaperiode for hver uge - og den navngives fx. Uge XX 2003. Samtidig med oprettelsen af skemaperioder for et helt skoleår, kan man få dannet tomme grundskemaer for hele personalet. 

Man kan vælge hvor mange uger en skemaperiode skal dække inden de masseoprettes.

Grundskemaer kan kopieres fra andre skemaperioder - eller oprettes som tomme grundskemaer.
 

Kopier fra skemaperiode til skemaperiode(r)

Hvis der kun er få ændringer fra periode til periode, kan man med fordel kopiere skemaer fra en given skemaperiode i grundskemaet til en anden skemaperiode. Herefter kan man foretage de få rettelser manuelt i grundskemaet.
  

 

 

Rediger grundskemaer
Læs mere om redigering af grundskemaer her.
 

 

Rediger lærer- klasse- og lokaleskemaer

 Denne type skemaer supporteres ikke længere fra og med skoleåret 2015-2016.

Man kan manuelt oprette og vedligholde skemaer for klasser, lærere og lokaler. Ikonet givet mulighed for at tilføje et helt nyt skema, hvis man ønsker det  - og ellers vælges en klasse (eller lærer eller lokale) 

I redigeringsskemaets felter skrives skemateksten. Man kan frit vælge betegnelser for lærer, fag, klasse mv. Men det anbefales, at man skriver meget kortfattede skematekster - samt holder en vis standard i valget af betegnelser.

Man kan også kopiere skemainformationer fra et gennemsynsskema over i redigeringsskemaet.
 


Rediger klasseskemaer - åbent skema

Skoler, der arbejder med fleksibel planlægning (åbent skema) - og andre skoler, der måtte have behov for det - kan redigere klassernes skemaer. De redigerede skemaer gemmes og vises som klassens skema alle relevante steder i SkoleIntra. De redigerede skemaer kan udskrives, kobles sammen med en ugeplan mv.

 Se en oversigt over mulighederne for at arbejde med et fleksibelt skema

Man kan kun arbejde med åbent skema, hvis administrator har indstillet dette under Admin > Tilpasning > Skematype. Adgangen til at redigere skemaet findes under Samarbejde > Skema/Ugeplan.

 Læs mere om Redigering af klasseskema - åbent skema.

 

Slet flere skemaperioder og skemaer på én gang

Der kan også være behov for at slette tidligere skemaperioder og skemaer. Vælg en skemaperiode - og få slettet alle skemaer og skemaperioder, der slutter før den valgte periode (inkl.).
 

Import af skemaer

SkoleIntra kan importere skemaer fra skemalægningsprogrammerne Tabulex, TRIO, Matrix (Ariane) og Lexon samt fra regneark samt direkte fra Tabulex Skemaservice eller KMD Educa Personale skemaservice. 
Importen kan foretages så ofte det ønskes. Evt. manuelt rettede skemaer vil blive overskrevet ved en ny import. Ved import af skemaer dannes automatisk de skemabrikker, der anvendes i redigeringen af grundskemaet - eller som kan bruges som udgangspunkt for kopi af skemabrikker over i et ´klasse-, lærer- og lokaleskema´.

 Læs mere om import af skemadata her.