Man kan importere data fra et regneark til aktivitetskalenderen. Regnearket skal overholde visse specifikationer - et SkoleIntra-format for aktiviteter.
Regnearket skal have følgende 13 kolonner
Regnearket adskiller sig fra det regneark, der kan anvendes til import af klassekalender fra et regneark - idet der er tilføjet tre kolonner: SP, FI og EI.
VIGTIGT: Regnearkets første faneblad skal hedde ARK1. Første række skal indeholde feltnavne - som vist med gråt i ovenstående illustration.
| Aktivitet | Beskrivelse af aktiviteten. Max 255 tegn |
| Dato | Dato skal angives på formatet ååååmmdd. Præcis 8 cifre. Ex. 20101105 for den 5. november 2010. |
| Starttid | Starttidspunktet angivet på formatet tt:mm - ialt 5 tegn. Brug foranstillede nuller ved fx. 08:15. Brug 4 cifre delt med et kolon. |
| Slutttid | Sluttidspunktet angivet på formatet tt:mm - ialt 5 tegn. Brug foranstillede nuller ved fx. 09:15. Brug 4 cifre delt med et kolon |
| Klasse | Klassens navn - evt. med foranstillet nul: 05B. Det er muligt at blande aktiviteter fra flere klasser. En række kan således være en aktivitet for 08A, en anden række for 09A mens en tredje række kan være for flere klasser samtidig: 07A/08A/09A. Flere klasser samtidig angives med en skråstreg. Ex. 08A/08B/09A. Klassebetegnelserne skal være oprettet i SkoleIntra i forvejen. |
| Deltagere | Initialer på den/de lærere, der deltager i aktiviteten. Flere deltagere angives med en skråstreg. Ex.: CL/BT/OW. Feltet kan være tomt. Man kan ikke angive navnet på et team. Man er derfor nødt til enten at skrive alle initialerne i teamet adskilt med skråstreger - eller man kan med lidt detektivarbejde finde teamets ID - og angive dette sammen med et foranstillet tegne ¤ - fx. ¤113. Man kan finde et teams ID ved under Databaser > Personale > Teammedlemmer at holde musen hen over redigeringsikonet ud for teamets navn - i browserens statusline kan man så aflæse ID på dette team som en del af urlen. Ex.: http:/<domænenavn>/Li/admin_del/teams/Edit.asp?ID=113&Skoleaar=1. |
| Kategori | Hvilken kategori tilhører aktiviteten? Max. 50 tegn. En frit valgt betegnelse for aktivitetens kategori. Man bør tilstræbe at være konsekvent i sit valg af kategorier - så man bruger samme betegnelse for samme kategori. |
| Aktivitetstype |
Aktivitetstype kan være:
Hvis aktivitetstypen er tom, importeres aktiviteten som en skoleaktivitet. Man kan ikke oprette personlige aktiviteter via denne import.
|
| OprettetAf | Initialerne på den lærer, der ´opretter´ aktiviteten. Hvis der ikke er angivet initialer, indsættes initialerne på den bruger, der udfører importen. |
| Notat | Teksten - der er en fri tekst på op til ca. 65000 tegn - gemmes i den note, der er knyttet til aktiviteten. Indholdet skal være ren tekst uden diverse koder indlejret. Dvs. ikke HTML eller Word. |
| SP | Offentliggøres på Skoleporten. Skriv 1, hvis aktiviteten skal være offentlig. Skriv 0, hvis den ikke skal være offentlig. Hvis feltet er tomt, er aktiviteten ikke offentlig. |
| FI | Offentliggøres på ForældreIntra. Skriv 1, hvis aktiviteten skal være offentlig. Skriv 0, hvis den ikke skal være offentlig. Hvis feltet er tomt, er aktiviteten ikke offentlig. |
| EI | Offentliggøres på ElevIntra. Skriv 1, hvis aktiviteten skal være offentlig. Skriv 0, hvis den ikke skal være offentlig. Hvis feltet er tomt, er aktiviteten ikke offentlig. Hvis man har anført Aktivitetstypen Klasse, bliver aktiviteten automatisk offentlig på ElevIntra for den pågældende klasse, uanset om feltet EI er 0. |
Regnearket kan nu udfyldes med aktiviteter. Husk at overholde formaterne som angivet herover. Derefter gemmes arket med navnet Skolekalender.xls.
- Via Admin > Import/eksport > Import af kalenderdata > Import af kalenderoplysninger fra Excel-regneark kan regnearkets data nu importeres til aktivitetskalenderen.
- Overfør regnearket til webserveren via punktet Send Skolekalender.xls til webserveren.
- Derefter importeres kalenderdata fra regnearket.
- Efter en vellykket opdatering af kalenderen slettes regnearket automatisk af sikkerhedsgrunde. Ved evt. efterfølgende forsøg på import skal filen derfor sendes til webserveren igen.
Gentagne importforsøg giver ikke dubletter, idet identiske aktiviteter i så fald ikke importeres. En aktivitet anses for at være dublet hvis aktivitetens titel, dato, klasse og starttid og sluttid findes i databasen i forvejen.