Reservationssystemet og aktivitetskalenderen kan tilpasses på forskellige måder, så det passer til de lokale forhold og den aktuelle periode. Man kan fx tilføje resurser til listen over ting, som kan reserveres, tilføje eksterne brugere, indtaste ferier og helligdage samt foretage masseoprettelser af aktiviteter og reservationer. Administrator fastlægger, hvem der har adgang til at foretage masseoprettelser under Admin > Indstillinger.

Her finder du yderligere oplysninger om:


 

Emner der kan reserveres


I reservationsdelen er der oven over kalenderen en liste over resurser, som man kan reservere. Listen kan fx rumme klasselokaler, faglokaler, mødelokaler, udstyr ol.
Hvis man ønsker at tilføje et nyt punkt til listen gøres det på siden Admin > Tilpasning > Emner, der kan reserveres. Her ser man en oversigt over de nuværende emner, der kan bookes via intranettet sammen med de sædvanlige redigeringsikoner. Man opretter et nyt emne ved at klikke på og indtaster navn på resursen samt en evt. bemærkning.

Antal og sæt
Normalt opretter man emner i reservationssystemet, der består af en enkelt enhed, fx, fysiklokalet, klasselokale nr. 17 eller skolens videoredigeringsanlæg. En anden mulighed er at oprette emner, som består af et sæt ens enheder, hvoraf forskellige brugere skal kunne reservere et vist antal, fx. bærbare computere. Hvis det drejer sig om et unikt emne, skal man skrive 1 i feltet Antal. Ved sæt skrives antallet af enheder i sættet.

Oversættelse af skemanavn
Hvis man har importeret skemaoplysninger fra et skemalægningsprogram, vil lokalebetegnelserne sandsynligvis være mere eller mindre kryptiske forkortelser, som ikke stemmer overens med de betegnelser, man kunne tænke sig at bruge i PersonaleIntra. Derfor kan man angive et skemanavn, hvor lokalebetegnelserne i de importerede skemaer sammenkædes med PersonaleIntras betegnelser. Det er kun nødvendigt at anføre et skemanavn, hvis man vil have vist lokalets skema i bookingskemaet under Reservationer.

Tilgængeligt for booking på Fællesnettet/Omårdenettet
Hvis intranettet er med i et Fællesnet/Områdenettet, kan man fra Fællesnettet/Områdenettet booke ressourcer ude på skolerne, såfremt der på Fællesnettet/Områdenettet er lukket op for dette menupunkt og hvis man ude på skolerne har sat flueben ud for de ressourcer, det skal være muligt at booke på Fællesnettet/Områdenettet.

Altid blokeret
Her kan man markere lektioner, hvor booking af den aktuelle resurse ikke skal være mulig. Hvis det fx drejer sig om booking af en resurselærer, så kan man her blokere de lektioner, hvor resurselæreren ikke er til rådighed på grund af anden skemalagt undervisning.
 

Tillad at ekstern bookingsystemer kan modtage data fra skolen.
Hvis skolen under Admin > Indstillinger > Webtjenester har aktiveret en webtjeneste, der giver et eksternt bookingsystem adgang til at hente data om ledige lokaler fra skolens intranet, skal skolen også vælge hvilke lokaler, der er adgang til. Man kan sætte flueben ud for de lokaler (og apparater ol.) som man vil vise frem i det eksterne bookingsystem.
 

Eksterne brugere


Hvis skolen har brug for at give adgang til PersonaleIntra til andre end skolens faste medarbejdere, kan disse oprettes som eksterne brugere. Eksterne brugere kan fx være praktikanter, vikarer, musikskolen, idrætsforeningen, aftenskoler og lignende. Eksterne brugere optræder ikke på personaleoversigter i ElevIntra, ForældreIntra og Skoleporten.

Man opretter eksterne brugere på en side, som man får adgang til ved at vælge Admin > Tilpasning > Eksterne brugere. Ved oprettelsen vælger man initialer for den eksterne bruger og indtaster navn, funktion. Desuden kan man evt. angive e-mailadresse, mobilnummer, cpr-nummer og evt. UNI-LoginID. Endelig kan der uploades et portrætfoto, hvis det er relevant. Ved oprettelsen kan man evt. anføre en slettedato, som kan være nyttig, hvis den eksterne bruger er en praktikant eller vikar med en tidsbegrænset ansættelse. Hvis der anføres en slettedato, vil den eksterne bruger automatisk blive slettet fra SkoleIntras database på den valgte dato.

Eksterne brugere skal benytte initialer som brugernavn ved indlogning i PersonaleIntra. Som adgangskode skal nye brugere indtaste deres cpr-nummer ved første indlogning. Hvis cpr-nummeret er ukendt, benyttes i stedet en systemtildelt pinkode. Ved første indlogning vælges et personligt kodeord, som benyttes som adgangskode fremover. Hvis brugerens mobilnummer og cpr-nummer er kendt i SkoleIntra, kan man sende en SMS med loginoplysninger til den nye bruger, under forudsætning af at skolen abonnerer på SMS-servicen.

Eksterne brugeres muligheder i PersonaleIntra kan styres på forskellige måder:

a) Normal adgang - Her markerer man, om den eksterne bruger skal have adgang til modulerne PersonaleIntra, ElevIntra og ForældreIntra. Eksterne brugere med normal adgang har læseadgang til alle oplysninger i de valgte moduler. Desuden skal man bestemme, om den eksterne bruger skal have skriveadgang til udvalgte dele af PersonaleIntra, dvs. om vedkommende skal kunne oprette aktiviteter, reservationer og benytte samarbejdsværktøjer. Ved ordet samarbejdsværktøjer menes følgende mulighederne under menuen Samarbejde: Logbog, klasselog, ugeplaner, årsplaner, dagbøger og debatforum.

b) Kun adgang til resrvationssystemet - Skolen kan oprette eksterne brugere med begrænset adgang, så den eksterne bruger kun får adgang til at reservere lokaler mm. Det kan fx være relevant for ungdoms- og aftenskolen, idrætsforeninger m. fl. Hvis man begrænser den eksterne brugers adgang til udelukkende at gælde dette område, vil PersonaleIntras normale menusystem være skjult.

c) Kun adgang til beskedsystemet - Der er også mulighed for at oprette eksterne brugere, der kun får adgang til at sende og modtage beskeder i PersonaleIntra. Det kan fx være relevant for skolens samarbejdspartnere som fx skolepsykologer, tandplejen, sundhedsplejersken m. fl. Hvis man begrænser den eksterne brugers adgang til udelukkende at benytte beskedsystemet, vil PersonaleIntras normale menusystem være skjult.

Hvis man markerer feltet Advisering pr. e-mail om nye beskeder, bliver der sendt en adviseringsmail til brugeren, hver gang der oprettes en ny besked i beskedsystemet, hvor brugeren er blandt modtagerne. E-mailen indeholder et link til PersonaleIntra. Af sikkerhedsgrunde sendes beskedens indhold ikke i adviseringsmailen.

Ved oprettelse af eksterne brugere kan man vælge et slutdato. Hvis der angives en slutdato, bliver den eksterne bruger automatisk slettet, når den valgte dato overskrides.

Klikker man på ikonet  i oversigten over eksterne brugere under Admin > Tilpasning > Eksterne brugere, kommer man til en side, hvor man kan ændre den eksterne bruger til at være almindelig bruger. Det kan fx være ønskeligt, hvis en løs vikar bliver ansat som fast medarbejder. Når den eksterne medarbejder flyttes til personalekartoteket, skal der indtastes nogle supplerende oplysninger. 


 

Ferier, fridage og skemafrie perioder

Man kan oprette eller redigere oplysninger om ferier og skemafrie perioder under  Admin > Tilpasning > Ferier, fridage og skemafrie perioder. Det er ikke tilladt at oprette overlappende ferier eller overlappende skemafrie perioder.

Oplysninger om ferier vises i feriekalenderen i alle SkoleIntras moduler. Det kan tilknyttes en bemærkning til ferier, fx SFO er åben kl. 8-14 i vinterferien. Evt. bemærkninger vises i feriekalenderen.

I reservationsdelen markeres ferier, fridage og dage, hvor det normale skema er suspenderet, med en særlig farve, så man så man bliver advaret mod af vanvare kommer til at reservere et lokale en forkert dag. I skemafrie perioder vises det normale skema ikke i reservationssystemet.

 

Lektionsbetegnelser

Det er muligt at ændre lektionsbetegnelserne. Under Admin > Tilpasning > Lektionsbetegnelser kan disse ændres, hvis skolen har mødetider der er anderledes end standarden. Det anbefales at anvende meget korte lektionsbetegnelser for at kunne vise disse pænt i udskrifter. En lektionsbetegnelse kan max. være  på 11 tegn. 
  

 

Ringetider

Under Admin > Tilpasning > Ringetider kan skolens ringetider indskrives og ændres. 

Ringetiderne minder meget om lektionsbetegnelserne - men benyttes andre steder i SkoleIntra end lektionsbetegnelserne. Ringetider vises i vikaroversigter (hvor ude fra kommende vikarer jo netop har behov for at kunne se ringetiderne) og i Skoleporten, mens lektionsbetegnelser typisk bruges i reservationssystemet.

Grunden til, at lektionsbetegnelserne ikke kan bruges som ringetider er af mere teknisk karakter. I reservationssystemet kan bruges 14 positioner - mens skemaedelen kun opererer med 8 positioner. Det er derfor nødvendigt at bruge to lister.

Skolen kan selv bestemme, om ringetiderne skal vises under punktet Oversigt over vikartimer. I Admin > Tilpasning > Ringetider kan disse redigeres - og her er det også muligt at vælge, om de skal vises eller ikke. Hvis man vælger ikke at vise ringetider, vil lektionsnumrene blive vist i stedet.

Afdelingsopdelte ringetider
Hvis man på skolen anvender afdelinger, kan man også vise ringetider for hver enkelt afdeling.
Under Admin > Tilpasning > Ringetider kan man indskrive ringetider for de forskellige oprettede afdelinger.
Afdelingernes ringetider vil slå igennem på visningen af alle lærer- og elevskemaer og i vikarskemaerne
Der er defineret et sæt ‘Standard-ringetider’ (som er overført fra ringetiderne i tidligere versioner af Skoleintra).

I nogle situationer kan det være vanskeligt for programmet at afgøre, hvilken ringetid, der skal vises. Her benyttes standardringetiderne. De vises i disse tilfælde:
1. Hvis der ikke er defineret ringetider for en af afdelingerne
2. Hvis en lærer er med i mere end et afdelingsteam
3. Hvis en klasse er tilknyttet flere afdelinger
4. I den grafiske visning af skemadelen af mødeaktiviteteterne.